Pelkäätkö, että PowerPoint laittaa yleisön nukkumaan? Vai aloitatko esityksen vain ymmärtääksesi, että puolet dioistasi on turhia? Olet luultavasti kokenut kohtuullisen osan tylsistä PowerPoints -pisteistä, ja nyt olet päättänyt, että esityksesi on parempi. Muutamalla helpolla hienosäädöllä saat tehokkaan PowerPointin, josta yleisösi löytää apua ja kiinnostusta.
Askeleet
Tapa 1/4: Sisällön luominen
Vaihe 1. Kirjoita puheesi ennen kuin aloitat PowerPointin tekemisen
On vaikea tehdä esitystä, jos et tiedä mitä aiot sanoa. Ajattele mitä aiot sanoa ja jaa se paloiksi. Tee sitten luonnos tai kirjoita muistiinpanoja itsellesi. Voit jopa luoda lyhyen käsikirjoituksen.
Käytä ääriviivoja tai muistiinpanoja auttaaksesi sinua päättämään, mitä dioihin pitää sisällyttää
Vaihe 2. Räätälöi tiedot yleisösi mukaan
Luod luultavasti hyvin erilaisia esityksiä lukiolaisluokalle ja yritysjohtajien ryhmälle, vaikka aihe olisi sama. Ota huomioon yleisösi jäsenten keski -ikä ja tausta kirjoittaessasi dioja. Esitä ideasi tavalla, joka on heille helposti sulavaa.
- Jos yleisölläsi on vähemmän taustatietoa aiheesta, älä käytä ammattikieltä ja käytä hieman enemmän aikaa selittämään käsitteitä, jotka heidän on ymmärrettävä.
- Jos puhut ihmisten kanssa, jotka tietävät paljon aiheestasi, sinun ei todennäköisesti tarvitse sisällyttää niin paljon taustaa ja saatat olla kunnossa käyttämällä yleistä ammattikieltä.
- Yleisölle, jolla on sekalainen tausta, voit sisällyttää tarvittaessa vähän taustatietoja, mutta saatat pitää sen vähäisenä, jotta erittäin asiantuntevat yleisön jäsenet eivät kyllästy.
Vaihe 3. Sisällytä vain olennaisia tietoja luettavuuden parantamiseksi
Haluat luultavasti antaa yleisöllesi mahdollisimman paljon tietoa, mutta he eivät pysty lukemaan dioja, jotka ovat täynnä tekstiä. Älä huolehdi täydellisten lauseiden kirjoittamisesta tai kaikkien yksityiskohtien luetteloimisesta. Sisällytä vain kohokohdat, kuten pääkohdat, tiedot ja keskeiset käsitteet.
- Oletetaan, että pidät esityksen, joka selittää paikallisessa puistossa suoritetun kyselyn tulokset. Diassa voi olla luetelmakohtia, joissa sanotaan:”Kysely tehtiin yli 3 kuukauden ajan”,”Vain aikuiset mukana”,”62% haluaa uusia leikkivälineitä” ja “32% haluaa asentaa roisketyynyn.”
- Esityksesi ei pitäisi sisältää kaikkea mitä aiot sanoa.
Vaihe 4. Rajoita itsellesi 5 tekstiriviä diaa kohden ja enintään 6-8 sanaa riviä kohden
Haluat, että yleisösi kuuntelee sanomaasi, ei lue kappaleidesi tietoja dioistasi. Pisimpien diojen enimmäismäärä on 5 riviä, ja useimmissa dioissa on 2–4 riviä tekstiä. Valitse sanasi huolellisesti, jotta yleisö näkee vain sen, mitä heidän on muistettava esityksestäsi.
Tämä tarkoittaa, että dioissa saa olla enintään 40 sanaa
Tapa 2/4: Esityksen suunnittelu
Vaihe 1. Käytä johdonmukaista mallia, jossa on minimalistinen värimaailma
Älä stressaa liikaa teemastasi. Sinun ei tarvitse monimutkaista väripalettia tai ainutlaatuista muotoilua houkuttelevan PowerPointin luomiseen. Useimmat ihmiset pitävät yksinkertaisesta muodosta, joka on helppo silmille. Valitse malli, joka sisältää 2-3 väriä ja yksinkertaisen mallin.
- Kun avaat uuden PowerPoint -esityksen, malli -välilehti avautuu automaattisesti. Voit valita esitellyn mallin tai etsiä tiettyä tyyliä. On parasta asettaa malli ennen kuin teet mitään muuta, koska mallin muuttaminen voi muuttaa olemassa olevan tekstin ja kuvien sijaintia.
- Voit esimerkiksi valita mallin, jolla on yksinkertainen reuna ja jossa käytetään mustavalkoista tai punaruskeaa ja valkoista värimaailmaa. Jos edustat organisaatiota, voit käyttää niiden värejä.
- PowerPoint -esitykset ovat tyypillisesti vaakasuunnassa, joten yleensä on parasta olla vaihtamatta dian suuntaa pystyasentoon.
Vaihe 2. Valitse kontrastivärit taustalle ja tekstille luettavuuden vuoksi
Väärien värien valitseminen voi vaikeuttaa diojen lukemista. Jos taustasi on tumma, valitse fontille vaalea väri. Jos käytät vaaleaa väriä taustallesi, käytä tummaa fonttia. Käytä samoja värejä kaikissa dioissa.
- Yleensä on hyvä käyttää valitsemasi teeman oletusvärejä. Voit kuitenkin päättää muuttaa niitä, jos teksti sulautuu taustaan.
- Voit vaihtaa värejä näytön yläreunan työkalupalkin väriruudun avulla.
- Voit esimerkiksi käyttää valkoista tekstiä punaruskealla taustalla tai mustaa tekstiä valkoisella taustalla. Yleensä vaalea teksti tummalla taustalla on helpointa lukea.
- Käytä aina kiinteitä taustoja. Tulosteet ja kuviot voivat näyttää hyvältä, mutta ne vaikeuttavat yleisön lukemista.
- Älä koskaan käytä punaista ja vihreää yhdessä tai sinistä ja keltaista yhdessä, koska värisokeat ihmiset eivät voi lukea materiaalia.
Vaihe 3. Valitse otsikoille ja tekstille selkeä, luettava kirjasin
On hyvä käyttää yhtä fonttia koko esityksessäsi, mutta voit mieluummin käyttää otsikkokirjasinta dian otsikoille ja tekstin fonttia diojen rungossa oleville tiedoille. Vastusta kuitenkin tarvetta käyttää useita fontteja erityyppisiin tietoihin, koska se voi tehdä esityksestäsi epäammattimaisen ja hämmentää yleisön.
- Värien tapaan saatat päättää käyttää valitsemasi teeman mukana tulevia oletusfontteja. Varmista kuitenkin, että kirjasinkoko ei ole liian pieni.
- Näet avattavat valikot fontin tyylille ja kirjasinkokolle näytön yläreunan työkalurivillä. Valitse haluamasi tyyli ja koko napsauttamalla valikkoa.
- Sans serif -fontit, kuten Arial ja Helvetica, on helpoin lukea diaesityksessä, joten ne ovat loistava vaihtoehto. Voit käyttää Arial -nimikkeitä ja Helvetica -tekstiä.
- Älä käytä hauskoja tai typeriä fontteja, kuten Comic Sans. Ne voivat heikentää PowerPointin tehokkuutta heikentämällä viestiäsi.
Vaihe 4. Aseta kirjasimesi välille 24–48 pt, jotta se näkyy
Kun katsot esitystäsi tietokoneen näytöllä, pieni kirjasin näyttää hyvältä. Kuitenkin, kun esityksesi on projisoitu näytölle, fontti voi olla liian pieni suurimmalle osalle yleisöstäsi lukemaan sitä. Aseta fonttisi aina vähintään 24 pt: ksi, jotta ihmiset näkevät tekstisi, ja käytä samaa kirjasinkokoa kaikissa dioissasi.
- Jos haluat nähdä, onko kirjasimesi tarpeeksi suuri, seiso noin 1,8 metrin etäisyydellä tietokoneen näytöstä ja katso, osaatko lukea fonttia.
- Mieti fonttia määrittäessäsi, kuinka monta ihmistä yleisössäsi on. Jos pidät esityksen pienessä kokoushuoneessa, 24 -pt -fontti näyttää todennäköisesti hyvältä. Jos kuitenkin esittelet suurta auditoriota, sinun on ehkä käytettävä 48 pt: n fonttia.
Vaihe 5. Kohdista teksti vasemmalle, jotta se on helppo lukea
Vaikka ei ole sääntöä, että et voi keskittää tekstiäsi, yleisön on yleensä helpompaa lukea tekstiä, jos se on kohdistettu vasemmalle. Tällä tavalla luodit kohtaavat siististi. Jos haluat tekstisi sivun keskelle, pienennä tekstikentän kokoa ja siirrä hiirellä ruutua dian keskellä.
Voit myös täyttää dian tyhjän tilan kuvalla
Vaihe 6. Käytä otsikoita tai tärkeitä faktoja lihavoidulla tai suurennetulla tekstillä
Voit ohittaa tämän, mutta sinulla voi olla joitain kohtia tai tietoja, jotka haluat korostaa esityksessäsi. Jos on, lihavoi teksti tai suurenna sitä hieman, jotta se erottuu. Muista käyttää tätä vain minimaalisesti, jotta yleisö ymmärtää, että korostettu teksti on tärkeä.
- Voit esimerkiksi lihavoida kaikki esityksessä käyttämäsi tilastot. Voit kirjoittaa: "Jopa 64% opiskelijoista paransi testituloksiaan.”
- Samoin voit käyttää sitä korostamaan tietyn sanamuodon, kuten "Enemmistö Erittäin tyytyväinen puistopalvelujen kanssa.”
Vaihe 7. Valitse diaesitys, joka ei häiritse sinua
Sinulla on niin paljon hauskoja siirtymiä, joista voit valita, ja saatat houkutella diasi lentämään sisään, katoamaan tai pyörimään, kun napsautat seuraavaa diaa. Kuitenkin yleisön jäsenet pitävät tätä ärsyttävänä muutaman dian jälkeen, ja se voi häiritä viestiäsi. Valitse sen sijaan yksi yksinkertainen siirtymä siirtyäksesi diasta toiseen.
- Voit valita ja muuttaa siirtymiä napsauttamalla näytön yläreunassa olevaa siirtymien välilehteä. Kun valikko avautuu, napsauta siirtymää, jonka haluat nähdä esikatselun.
- Häivytyssiirto on loistava vaihtoehto. Kun napsautat seuraavaa diaa, nykyinen sivusi haalistuu ja paljastaa uuden dian.
- Voit myös kokeilla kannen siirtymistä, jossa uusi dia näyttää siirtyvän vanhan dian eteen.
Vaihe 8. Rajoita animaatioita ja äänitehosteita saadaksesi ammattimaisemman ilmeen
Olet todennäköisesti nähnyt esityksiä, joissa sanat pomppivat näyttöön tai kello soi, kun dia muuttui. Esityksesi on kuitenkin tehokkaampi, jos pidät suunnittelusi yksinkertaisena. Käytä näitä ominaisuuksia vain, jos haluat korostaa tietyn dian tai tiedon.
Voit käyttää animaatioita yhdessä diassa, joka on erittäin tärkeä esityksellesi. Jos esimerkiksi käytät kaaviota joidenkin tietojen esittämiseen, voit sisällyttää äänitehosteen vain kaavion diaan
Tapa 3/4: Sisällön asettaminen dioihin
Vaihe 1. Suunnittele kuluttaa noin 1 minuutti jokaiseen diaan
Et halua muuttaa dioja liian usein, koska yleisösi saattaa menettää keskittymisensä. Yleensä tarvitset noin 1 dian esityksen jokaista minuuttia kohden. Sisällytä jokaiseen diaan juuri niin paljon tietoja, että se täyttää minuutin.
- Kunkin dian tarvitsemien tietojen määrä riippuu siitä, mitä aiot sanoa. Harkitse, kuinka paljon selityksiä annat jokaisesta pisteestä, jotta voit päättää, kuinka paljon tietoa sisällytetään kuhunkin diaan.
- Sinun ei tarvitse käyttää täsmälleen 1 minuuttia jokaiseen diaan, mutta käytä tätä karkeana ohjeena. On ok käyttää 45 sekuntia yhteen diaan ja 90 sekuntia toiseen. Yritä kuitenkin välttää dioja, joihin käytät vain 20–30 sekuntia.
- Olet vaarassa menettää yleisön huomion joka kerta, kun muutat dioja, joten et halua tehdä sitä liian usein.
Vaihe 2. Vähennä välimerkkien käyttöä, koska se sotkee dian
Olet todennäköisesti huolissasi huonon kieliopin käyttämisestä esityksessäsi, mutta PowerPoint on eri asia kuin essee tai raportti. Älä huolehdi siitä, että pilkkuja tai pisteitä laitetaan luettelomerkintöjen loppuun. Yritä lisäksi leikata pitkiä lauseita, jotta ne eivät tarvitse välimerkkejä. On täysin okei, että lausepätkiä on PowerPointissa.
Jos käytät paljon välimerkkejä, dioissasi on todennäköisesti liikaa tietoa. Palaa takaisin ja katso, mitä voit leikata päästäksesi olennaiseen
Vaihe 3. Älä käytä kaikkia kirjaimia paitsi otsikoissa
Saatat ajatella, että koko sanan tai lauseen isot kirjaimet korostavat sanojen tärkeyttä, mutta yleisösi on vaikeampaa lukea tekstiä, joka on isoilla kirjaimilla. Lisäksi ihmiset yleensä pitävät isoja kirjaimia huutavana. Käytä lauseen kirjainta kaikille diojen lohkotekstillesi, jotta ne ovat helppolukuisia.
Muista, että voit aina lihavoida tärkeitä sanoja kiinnittääksesi niihin huomiota
Vaihe 4. Esitä tärkeimmät kohdat luettelomerkillä
Luettelot ovat PowerPoint -esityksen leipä. Suurin osa dioista koostuu sanojen ja ilmausten luettelomerkeistä. Yritä sisällyttää noin 2-4 avainkohtaa diaan.
Jos vertaat tai vertaat aihetta, voit luoda diaan kaksi saraketta. Ihannetapauksessa, rajoita jokainen sarake 3-4 luetelmakohtaan, jotta se on silti helppo lukea
Vaihe 5. Näytä tiedot kaavioina tai kaavioina, jotta ne on helppo ymmärtää
Ei haittaa, jos esityksessäsi ei ole kaavioita tai kaavioita, mutta käytä niitä, jos voit. Hieno kaavio tai kaavio lisää esityksesi ammattimaisuutta ja voit luoda ne helposti PowerPointissa. Omista koko dia kaavioon tai kaavioon, jos käytät sellaista.
- Voit esimerkiksi käyttää pylväskaaviota edustamaan myynnin kasvua tai ympyräkaaviota edustaaksesi asemaa.
- Älä käytä kaaviossa enempää kuin 4 väriä, koska dia näyttää liian kiireiseltä.
Vaihe 6. Sisällytä korkealaatuiset kuvat tai leikekuvat tasapainottamaan dioja
Jos haluat häikäistä yleisöäsi, useimpien dioidesi tulisi sisältää kuva. Valitse valokuvia, jotka havainnollistavat tai edustavat ideoitasi. Sijoita ne tekstiäsi vastapäätä tai dian negatiiviseen kohtaan. Kuvien avulla voit havainnollistaa dioidesi sisältöä tai korvata tekstin.
- Käytä 1 tai 2 kuvaa per dia, mutta älä käytä enempää kuin 2 kuvaa.
- Tarkista, että kuvasi näyttävät hyviltä, kun ne projisoidaan ruudulle.
- Älä käytä kuvia, jotka eivät vastaa tekstiäsi, koska ne voivat hämmentää yleisöäsi. Voit esimerkiksi käyttää valokuvaa piknikistä, jos pidät esityksen puistoista, mutta sama kuva olisi hämmentävä, jos puhut terveydenhuollosta.
- Ole varovainen käyttäessäsi leikekuvia. Perusleikekuvat voivat näyttää vanhentuneilta joillekin yleisön jäsenille, joten käytä vain laadukkaita kuvia.
Vaihe 7. Upota käyttämäsi videot, jotta niitä on helppo katsella
Sinun ei tarvitse käyttää videota PowerPointissasi, joten älä huoli tästä, jos sinulla ei vielä ole suunnitelmia käyttää sitä. Voit kuitenkin käyttää videota tukemaan ideoitasi tai havainnollistamaan asiaa. Jos näin on, upota se PowerPointiin, jotta se toistetaan helposti esityksen aikana. Näin sinun ei tarvitse napsauttaa PowerPoint -osoitettasi videon näyttämiseksi.
Oletetaan, että teet esityksen Macbeth -näytelmästä. Voit käyttää esityksesi aikana elokuvaleikkeitä tärkeistä kohtauksista. Niiden upottaminen helpottaa leikkeen toistamista, kun olet vielä esitystilassa
Tapa 4/4: PowerPointin viimeistely
Vaihe 1. Tarkista oikoluvun avulla esityksesi oikeinkirjoitus- ja kirjoitusvirheiden varalta
Kaikki tekevät virheitä, joten tarkista aina kirjoittamasi ennen kuin julkaiset sen maailmalle. Klikkaa diojasi esitystilassa, niin näet miltä ne näyttävät yleisöllesi. Käy läpi jokainen dia varmistaaksesi, että otsikko ja lohkon teksti ovat oikein.
- Muista korjata mahdolliset virheet.
- Jos voit, pyydä myös luotettavaa henkilöä tarkistamaan esitys. Ne voivat saada virheitä, joita et näe heti.
Vaihe 2. Harjoittele puhetta samalla kun liikutat diojasi edestakaisin
Tämä kuulostaa typerältä, mutta saatat kompastua esityksen aikana, kun on aika vaihtaa dioja. Käy esitys läpi muutaman kerran varmistaaksesi, että voit napsauttaa dioja tasaisesti. Älä katso diojasi esityksen aikana, sillä se saa yleisön tuntemaan olosi lukemiseksi heille. Viittaa sen sijaan käsikirjoitukseen tai muistiinpanoihin, jos et pysty lausumaan puheesi muistista.
- Harjoittele puheesi peilin edessä tai kuvaa itse, jotta voit tehdä tarvittavat parannukset. Lisäksi aikaa itsellesi, jos sinulla on aikaraja.
- On tärkeää mennä sekä eteen- että taaksepäin, koska yleisö voi pyytää sinua palaamaan. Samoin voit vahingossa ohittaa dian samalla kun napsautat eteenpäin.
Vaihe 3. Tarkista, että näet tekstin kaukaa, jos mahdollista
Olet jo tehnyt kaikkesi varmistaaksesi, että esityksesi on täydellinen, mutta voit silti löytää itsesi epäselvillä dioilla. Jos voit, tarkista PowerPoint projektorin näytöltä ennen esityksen pitämistä. Tarkista vielä kerran, että diojasi on helppo lukea myös huoneen takaa. Jos et näe niitä, yritä lisätä fonttia tai suurentaa heijastusta.
Älä huolehdi, jos et voi tarkistaa esitystäsi etukäteen. Esityksesi on todennäköisesti hyvä
Vaihe 4. Poista tekstit tai kuvat, joita on vaikea nähdä projektorin näytöllä
Joskus kuva, joka näyttää täydelliseltä tietokoneen näytöllä, muuttuu epäselväksi möykkyksi, kun heijastat sen ruudulle. Samoin teksti voi olla helposti luettavissa tietokoneellasi, mutta se voi toimia yhdessä esitystilassa. Jos sinulla on ongelmia dian lukemisessa, poista se. Yritä korvata se, jos sinulla on aikaa ennen esityksen pitämistä.
On parempi, että diassa on tyhjää tilaa kuin kuvia tai sanoja, joita yleisösi ei voi lukea. He todennäköisesti häiritsevät yrittäessään selvittää, mitä diassa on
Vaihe 5. Pyydä luotettavaa henkilöä katsomaan PowerPointiasi ja antamaan palautetta
Useimmissa tapauksissa sinun ei tarvitse huolehtia tästä. Saatat kuitenkin haluta lisäpalautetta erittäin tärkeästä esityksestä. Etsi joku, joka on samanlainen kuin yleisösi demografiset tiedot. Näytä heille esityksesi ja katso, mitä he ajattelevat.
- Oletetaan esimerkiksi, että olet pääpuhuja varainkeräyksessä. Tämä on melko tärkeä esitys, joten saatat haluta, että joku tarkistaa sen etukäteen. Et kuitenkaan todennäköisesti tarvitse palautetta jokaisesta työesityksestäsi.
- Jos henkilö antaa rakentavaa kritiikkiä, joka on sinulle järkevää, voit tarkistaa PowerPointin.
Vinkkejä
- Yleisösi kuuntelee todennäköisemmin puheesi ja tekee muistiinpanoja, jos dioissasi on vähemmän tekstiä.
- Muista tallentaa työsi usein.
- Käytä huomion kerääjiä saadaksesi kuuntelijat kiinnostumaan aiheesta.
- Muista tietosi, jotta et lue esitystä. PowerPointisi pitäisi tukea puheesi kuin ääriviivat.
- Varmista, että voit lukea kaikki diat ennen puheen pitämistä.
- Älä käytä typeriä fontteja tai kuvia, koska ne voivat saada sinut näyttämään epäammattimaiselta.
