Olet kirjoittanut suuren sähköpostin, mutta kun on aika kirjoittaa päätöslauselmasi, et vain tiedä mitä sanoa. Se on täysin normaalia. Selkeän ja ytimekkään tavan löytää sähköpostiviesti voi olla turhauttavaa, mutta se ei ole mahdotonta. Sinun tarvitsee vain lisätä nopea yhteenveto pisteistäsi, tarjota ystävällinen päätös ja allekirjoittaa oikea sana tai lause.
Askeleet
Tapa 1 /3: Muodollisen sähköpostin tekeminen
Vaihe 1. Vahvista kirjoittamisen tarkoitus
Tämä ei ole välttämätöntä lyhyille sähköpostiviesteille tai nopeille vastauksille jonkun kysymykseen. Jos kuitenkin kirjoitit pitkän sähköpostiviestin tai käsittelet useita aiheita tai huolenaiheita, lisää lyhyt loppulause yhteenvedoksi tiedoistasi tai pyynnöstäsi.
Jos esimerkiksi haet työpaikkaa, voit sisällyttää tietoja valtakirjoistasi ja kokemuksestasi. Voit sitten tiivistää sähköpostisi kirjoittamalla: "Taustani ja kokemukseni perusteella uskon olevani erinomainen ehdokas tähän tehtävään."
Vaihe 2. Lisää viimeinen rivi
Lopeta yhdellä lauseella sähköpostisi kiitollisuudenilmauksella tai yhteydenottopyynnöllä. Jos otat yhteyttä toiseen, voit kirjoittaa: "Kiitos ajastasi" tai "Odotan tapaamista kanssasi". Jos vastaat jollekin, voit lopettaa sanomalla: "Ota rohkeasti yhteyttä minuun, jos sinulla on lisäkysymyksiä."
Käyttämäsi tarkka sulkeminen riippuu sähköpostisi aiheesta. Muista vain pitää sulku lyhyenä, kohteliaana ja osuvana sähköpostisi suhteen
Vaihe 3. Valitse kirjautuminen
Kirjautumisia odotetaan aina, kun virallinen sähköposti lopetetaan. Kun lopetat muodollisen sähköpostin, haluat valita kohteliaan ja kunnioittavan allekirjoituksen. Kokeile sulkemista, kuten "Terveisin", "Ystävällisin terveisin", "Kiitos" tai "Parhaat toiveet".
- Vältä lyhenteiden tai lyhenteiden käyttöä. On aina parasta kirjoittaa täydet sanat virallisessa allekirjoituksessa.
- Yritä välttää liian läheisiä tai muodollisia sulkemisia. Allekirjoitukset, kuten "Rakkaus", ovat liian henkilökohtaisia viralliselle sähköpostille, kun taas "Kunnioittavasti sinun" on tarkoituksenmukaista vain puhuttaessa valtion virkamiehille.
Vaihe 4. Kirjoita koko nimesi
Kun lopetat muodollisen sähköpostin, haluat aina käyttää etu- ja sukunimeäsi. Et tiedä kuinka monta ihmistä nimeltä John tai Lisa vastaanottaja tietää. Sukunimen lisääminen auttaa heitä muistamaan sinut nopeammin ja selkeämmin.
Tapa 2/3: Epävirallisen sähköpostin lopettaminen
Vaihe 1. Anna syy sähköpostin lopettamiseen
Päätä sähköpostisi varovasti antamalla nopeasti sulkeva huomautus ennen kuin kirjaudut ulos. Sen tulee olla ystävällinen eikä sen tarvitse sisältää paljon yksityiskohtia. Lause, kuten "Joka tapauksessa, minun täytyy lyödä kirjoja!" on aivan hyvä loppuhuomautus.
Vaihe 2. Pidä viestintälinja auki
Lisää nopea lausunto, joka ilmoittaa vastaanottajalle, että haluat kuulla heiltä takaisin. Kirjoittaminen: "Kerro minulle, jos tarvitset jotain muuta" tai "En malta odottaa, että kuulen, mitä olet tehnyt" on ystävällinen ja rento.
Vaihe 3. Kirjaudu ulos
Epävirallisen sähköpostin lopettaminen voi olla paljon rennompaa kuin muodollinen sähköposti. Vastaanottajasta riippuen kirjautumiset voivat sisältää:
- Rakkaus
- Kippis
- Nähdään
- Sinun
- Hei hei
Vaihe 4. Allekirjoita nimesi
Epävirallisen sähköpostin avulla sinun ei yleensä tarvitse allekirjoittaa koko nimeäsi. Vastaanottaja tietää jo kuka olet. On täysin hyväksyttävää allekirjoittaa vain etunimesi.
Jos kirjoitat läheistäsi, voit käyttää myös lempinimeä. Jos ystävät tai perheenjäsenet kutsuvat sinua lempinimellä, voi olla hauskaa ja ystävällistä käyttää sitä kirjautuessasi ulos
Tapa 3/3: Allekirjoituslohkon käyttö
Vaihe 1. Päätä, tarvitaanko allekirjoitus
Jos lähetät henkilökohtaisen sähköpostin, allekirjoitusta ei tarvita. Allekirjoituslohko sisältää tietoja, kuten nimikkeesi, yhteystietosi ja yrityksesi tai organisaatiosi tiedot. Älä huolehdi näiden tietojen sisällyttämisestä, jos lähetät epävirallisen tai henkilökohtaisen sähköpostiviestin. Allekirjoita vain nimesi.
- Usein yrityksesi tai organisaatiosi vaatii allekirjoituksen ja he kertovat sinulle, mitä tietoja he tarvitsevat. Kysy yritykseltäsi, onko heillä standardoitu allekirjoituslohko, jota he haluavat sinun käyttävän.
- Jos yrityksesi ei tarjoa vakiomallista allekirjoituslohkoa, voit myös kopioida jonkun muun organisaatiosi lohkon ja korvata hänen yhteystietonsa omallasi.
Vaihe 2. Lisää tietosi
Allekirjoituslohkon tulisi sisältää muutamia perusasioita. Siinä on oltava vähintään etu- ja sukunimi, titteli, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Voit myös halutessasi sisällyttää yrityksesi tai organisaatiosi logon, verkkosivuston ja linkit sosiaaliseen mediaan, kuten LinkedIn, YouTube ja Facebook.
- Jos yritykselläsi tai organisaatiollasi ei ole vakiomallista allekirjoitusmuotoa, noudata seuraavaa peruskäytäntöä: Kirjoita nimesi ensin ja sen jälkeen otsikko seuraavalle riville. Lisää sitten sähköpostiosoitteesi ja puhelinnumerosi ja jätä yrityksesi tai ryhmän tiedot viimeiseksi.
- Yritä pitää allekirjoituksesi lyhyenä ja yksinkertaisena. Käytä kolme tai neljä tekstiriviä. Lisää logo yrityksen nimen kirjoittamisen sijaan ja käytä sosiaalisen median kuvakkeita sarjan URL -osoitteiden kirjoittamisen sijaan.
- Varo sisällyttämästä liikaa sosiaalisen median tietoja. Linkkien pitäisi johtaa yrityksesi sosiaalisen median tietoihin. Jos yritykselläsi ei ole sosiaalisen median tilejä, ei yleensä ole asianmukaista linkittää omiin tileihisi, ellei niin nimenomaisesti ole kehotettu.
Vaihe 3. Tallenna allekirjoituksesi toistuvaan käyttöön
Useimpien sähköpostiohjelmien, kuten Gmailin ja Outlookin, avulla voit tallentaa allekirjoituksesi, jotta voit lisätä sen yhdellä napsautuksella kirjoittamisen sijaan. Määritä allekirjoituksesi sähköpostiasetuksista.
