Tässä wikiHow -ohjeessa opit automatisoimaan tietojen raportoinnin Microsoft Excelissä. Tämä wikiHow opettaa ulkoisille tiedoille, miten voit hakea ja luoda raportteja mistä tahansa ulkoisesta tietolähteestä (MySQL, Postgres, Oracle jne.) Laskentataulukostasi käyttämällä Excel -laajennuksia, jotka linkittävät laskentataulukon ulkoisiin tietolähteisiin.
Jos Excel -laskentataulukkoon on jo tallennettu tietoja, käytämme makroja raporttien luomiseen ja viemme ne eri tiedostotyyppeihin yhden näppäimen painalluksella. Onneksi Excelissä on sisäänrakennettu askelnauhuri, joten sinun ei tarvitse koodata makroja itse.
Askeleet
Menetelmä 1/2: Jo Excelissä oleville tiedoille
Vaihe 1. Jos raportoitavat tiedot on jo tallennettu, päivitetty ja ylläpidetty Excelissä, voit automatisoida raportointityönkulut makrojen avulla
Makrot ovat sisäänrakennettu toiminto, jonka avulla voit automatisoida monimutkaisia ja toistuvia tehtäviä.
Vaihe 2. Avaa Excel
Kaksoisnapsauta (tai napsauta, jos käytät Mac-tietokonetta) Excel-sovelluksen kuvaketta, joka muistuttaa valkoista X-merkkiä vihreällä taustalla, ja napsauta sitten Tyhjä työkirja mallisivulla.
- Macissa sinun on ehkä napsautettava Tiedosto ja napsauta sitten Uusi tyhjä työkirja avautuvassa avattavassa valikossa.
- Jos sinulla on jo Excel-raportti, jonka haluat automatisoida, kaksoisnapsauta raportin tiedostoa avataksesi sen Excelissä.
Vaihe 3. Anna laskentataulukon tiedot tarvittaessa
Jos et ole lisännyt sarakkeiden otsikoita ja numeroita, joiden tulokset haluat automatisoida, tee se ennen kuin jatkat.
Vaihe 4. Ota kehittäjä -välilehti käyttöön
Oletuksena Kehittäjä -välilehti ei näy Excel -ikkunan yläosassa. Voit ottaa sen käyttöön seuraavasti:
- Windows - Napsauta Tiedosto, klikkaus Asetukset, klikkaus Muokkaa nauhaa Valitse ikkunan vasemmassa reunassa oleva "Kehittäjä" -ruutu ikkunan oikeassa alakulmassa (sinun on ehkä ensin vieritettävä alas) ja napsauta OK.
- Mac - Napsauta Excel, klikkaus Asetukset…, klikkaus Nauha ja työkalupalkki, valitse Päävälilehdet -luettelon "Kehittäjä" -ruutu ja napsauta Tallentaa.
Vaihe 5. Valitse Kehittäjä
Tämän välilehden pitäisi nyt olla Excel -ikkunan yläosassa. Näin avautuu työkalurivi Excel -ikkunan yläreunaan.
Vaihe 6. Napsauta Tallenna makro
Se on työkalupalkissa. Ponnahdusikkuna tulee näkyviin.
Vaihe 7. Anna makron nimi
Kirjoita makron nimi Makron nimi -tekstikenttään. Tämä auttaa tunnistamaan makron myöhemmin.
Jos esimerkiksi luot makron, joka tekee kaavion käytettävissä olevista tiedoista, voit antaa sille nimen "Chart1" tai vastaava
Vaihe 8. Luo makrolle pikanäppäinyhdistelmä
Luo pikanäppäin painamalla ⇧ Vaihto -näppäintä yhdessä toisen näppäimen (esim. T -näppäimen) kanssa. Tätä käytät makron suorittamiseen myöhemmin.
Macissa pikanäppäinyhdistelmä on ⌥ Option+⌘ Komento ja näppäin (esim. ⌥ Option+⌘ Komento+T)
Vaihe 9. Tallenna makro nykyiseen Excel -asiakirjaan
Napsauta avattavaa Tallenna makro -painiketta ja valitse sitten Tämä työkirja varmistaaksesi, että makro on kaikkien käytettävissä, jotka avaavat työkirjan.
Sinun on tallennettava Excel -tiedosto erityisessä muodossa, jotta makro tallennetaan
Vaihe 10. Napsauta OK
Se on ikkunan alareunassa. Tämä tallentaa makroasetuksesi ja asettaa sinut tallennustilaan. Kaikki toimenpiteet, jotka teet tästä eteenpäin, kunnes lopetat tallennuksen, tallennetaan.
Vaihe 11. Suorita vaiheet, jotka haluat automatisoida
Excel seuraa jokaista antamaasi napsautusta, näppäinpainallusta ja muotoiluvaihtoehtoa ja lisää ne makron luetteloon.
- Jos haluat esimerkiksi valita tietoja ja luoda niistä kaavion, korosta tiedot ja napsauta Lisää napsauta Excel -ikkunan yläreunassa kaaviotyyppiä, napsauta kaavamuotoa, jota haluat käyttää, ja muokkaa kaaviota tarpeen mukaan.
- Jos haluat lisätä arvoja soluista makron avulla A1 kautta A12, napsautat tyhjää solua, kirjoitat = SUM (A1: A12) ja painat ↵ Enter.
Vaihe 12. Napsauta Lopeta tallennus
Se on Kehittäjä välilehden työkalurivi. Tämä lopettaa tallennuksen ja tallentaa tallennuksen aikana tekemäsi vaiheet yksittäisiksi makroiksi.
Vaihe 13. Tallenna Excel-taulukko makrotiedostona
Klikkaus Tiedosto, klikkaus Tallenna nimelläja muuta tiedostomuodoksi xlsm sijasta xls. Voit sitten syöttää tiedostonimen, valita tiedoston sijainnin ja napsauttaa Tallentaa.
Jos et tee tätä, makroa ei tallenneta osaksi laskentataulukkoa, joten muut ihmiset eri tietokoneilla eivät voi käyttää makroasi, jos lähetät työkirjan heille
Vaihe 14. Suorita makro
Paina näppäinyhdistelmää, jonka olet luonut osana makroa. Sinun pitäisi nähdä laskentataulukkosi automatisoituvan makron vaiheiden mukaan.
Voit myös suorittaa makron napsauttamalla Makrot kohdassa Kehittäjä -välilehti, valitse makron nimi ja napsauta Juosta.
Tapa 2/2: Ulkoisille tiedoille (MySQL, Postgres, Oracle jne.)
Vaihe 1. Lataa Kloudion Excel -laajennus Microsoft AppSourcesta
Näin voit luoda jatkuvan yhteyden ulkoisen tietokannan tai tietolähteen ja työkirjan välille. Tämä laajennus toimii myös Google Sheetsin kanssa.
Vaihe 2. Luo yhteys laskentataulukon ja ulkoisen tietolähteen välille napsauttamalla + -painiketta Kloudio -portaalissa
Kirjoita tietokannasi tiedot (tietokannan tyyppi, tunnistetiedot) ja valitse suojaus-/salausvaihtoehdot, jos käytät luottamuksellisia tai yrityksen tietoja.
Vaihe 3. Kun olet luonut yhteyden laskentataulukon ja tietokannan välille, voit tehdä kyselyitä ja luoda raportteja ulkoisista tiedoista poistumatta Excelistä
Luo mukautetut raportit Kloudio-portaalista ja valitse ne sitten Excelin avattavasta valikosta. Voit sitten ottaa käyttöön muita suodattimia ja valita raportin päivitystiheyden (jotta saat laskentataulukon päivityksen automaattisesti joka viikko, päivä tai jopa tunti.)
Vaihe 4. Lisäksi voit myös syöttää tietoja yhdistettyyn laskentataulukkoon ja pyytää tietoja päivittämään ulkoisen tietolähteen
Luo latausmalli Kloudio -portaalista ja voit ladata laskentataulukon muutokset manuaalisesti tai automaattisesti ulkoiseen tietolähteeseesi.
Video - Käyttämällä tätä palvelua joitakin tietoja voidaan jakaa YouTuben kanssa
Vinkkejä
- Lataa Excel -laajennuksia vain Microsoft AppSourcesta, ellet luota kolmannen osapuolen palveluntarjoajaan.
- Makroja voidaan käyttää kaikkeen yksinkertaisista tehtävistä (esim. Arvojen lisäämisestä tai kaavion luomisesta) monimutkaisiin (esim. Solun arvojen laskeminen, kaavion luominen tuloksista, kaavion merkitseminen ja tuloste).
- Kun avaat laskentataulukon, jossa on makro mukana, sinun on ehkä napsautettava Ota sisältö käyttöön ikkunan yläosassa olevassa keltaisessa bannerissa, ennen kuin voit käyttää makroa.
Varoitukset
- Makroja voidaan käyttää haitallisesti (esim. Poistaa tiedostoja tietokoneeltasi). Älä suorita makroja epäluotettavista lähteistä.
- Makrot toteuttavat kirjaimellisesti kaikki tallennuksen aikana tekemäsi vaiheet. Varmista, että et vahingossa kirjoita väärää arvoa, avaa ohjelmaa, jota et halua käyttää, tai poista tiedosto.
