Yksi Microsoft Excelin monista ominaisuuksista on mahdollisuus vertailla kahta tietoluetteloa, tunnistaa luettelojen väliset vastaavuudet ja tunnistaa, mitkä kohteet löytyvät vain yhdestä luettelosta. Tästä on hyötyä, kun verrataan taloustietueita tai tarkistetaan, onko tietty nimi tietokannassa. Voit käyttää MATCH-toimintoa tunnistamaan ja merkitsemään vastaavat tai ei-yhteensopivat tietueet, tai voit käyttää ehdollista muotoilua COUNTIF-toiminnon kanssa. Seuraavissa vaiheissa kerrotaan, miten voit käyttää niitä vastaamaan tietojasi.
Askeleet
Menetelmä 1/2: Tietueiden tunnistaminen MATCH -toiminnolla
Vaihe 1. Kopioi tietoluettelot yhdelle laskentataulukolle
Excel voi työskennellä useiden laskentataulukoiden kanssa yhdessä työkirjassa tai useiden työkirjojen kanssa, mutta luetteloiden vertaaminen on helpompaa, jos kopioit niiden tiedot yhdelle laskentataulukolle.
Vaihe 2. Anna jokaiselle luettelokohteelle yksilöllinen tunniste
Jos kahdella luettelollasi ei ole yhteistä tapaa tunnistaa niitä, sinun on ehkä lisättävä jokaiseen tietoluetteloon lisäsarake, joka tunnistaa kyseisen kohteen Exceliin, jotta se voi nähdä, liittyykö tietyn luettelon kohde kohteeseen toisessa luettelossa. Tämän tunnisteen luonne riippuu siitä, millaisia tietoja yrität yhdistää. Tarvitset tunnuksen jokaiselle sarakeluettelolle.
- Rahoitustietoihin, jotka liittyvät tiettyyn ajanjaksoon, kuten verotietoihin, tämä voi olla omaisuuden kuvaus, omaisuuserän hankintapäivä tai molemmat. Joissakin tapauksissa merkintä voidaan tunnistaa koodinumerolla; kuitenkin, jos samaa järjestelmää ei käytetä molemmissa luetteloissa, tämä tunniste voi luoda osumia, joissa niitä ei ole, tai jättää huomiotta tehtävät vastaavuudet.
- Joissakin tapauksissa voit ottaa kohteita yhdestä luettelosta ja yhdistää ne toisen luettelon kohteisiin, jotta voit luoda tunnisteen, kuten fyysisen omaisuuden kuvauksen ja ostamisvuoden. Voit luoda tällaisen tunnisteen yhdistämällä (lisäämällä, yhdistämällä) tietoja kahdesta tai useammasta solusta käyttämällä ampersandia (&). Jos haluat yhdistää solun F3 kohteen kuvauksen päivämäärään solussa G3, erotettuna välilyönnillä, kirjoita kaava '= F3 & "" & G3 "kyseisen rivin toiseen soluun, kuten E3. Jos haluat sisällyttää tunnukseen vain vuoden (koska yksi luettelo käyttää täysiä päivämääriä ja toinen vain vuosia), lisää VUOSI -funktio kirjoittamalla sen sijaan soluun E3 '= F3 & "" & VUOSI (G3) ". (Älä lisää yksittäisiä lainausmerkkejä; ne ovat vain osoittavia esimerkkejä.)
- Kun olet luonut kaavan, voit kopioida sen kaikkiin muihin tunnistesarakkeen soluihin valitsemalla solun, jolla on kaava, ja vetämällä täyttökahvan niiden sarakkeen muiden solujen päälle, joihin haluat kopioida kaavan. Kun vapautat hiiren painikkeen, jokainen solu, jonka päälle vedit, täytetään kaavalla, ja soluviittaukset säädetään saman rivin sopiviin soluihin.
Vaihe 3. Standardoi tiedot mahdollisuuksien mukaan
Vaikka mieli tunnistaa, että "Inc." ja "Incorporated" tarkoittaa samaa asiaa, Excel ei tee sitä, ellet anna sen muotoilla sanaa tai toista. Samoin voit pitää arvoja, kuten $ 11, 950 ja $ 11, 999,95 riittävän lähellä toisiaan, mutta Excel ei, ellet kerro sitä.
- Voit käsitellä joitakin lyhenteitä, kuten "Co" yritykselle ja "Inc" sanalle "Incorporated" käyttämällä LEFT -merkkijonotoimintoa muiden merkkien katkaisemiseen. käsitellään luomalla tietojen syöttötyylin opas ja kirjoittamalla sitten ohjelma etsimään ja korjaamaan sopimattomat muodot.
- Jos käytät merkkijonoja, kuten postinumeroita, joissa jotkin merkinnät sisältävät ZIP+4 -päätteen ja toiset eivät, voit jälleen käyttää VASEN -merkkijonotoimintoa vain ensisijaisten postinumeroiden tunnistamiseen ja täsmäämiseen. Jos haluat Excelin tunnistavan numeeriset arvot, jotka ovat lähellä, mutta eivät samat, voit pyöristää suljetut arvot ROUND -funktion avulla samaan numeroon ja yhdistää ne.
- Ylimääräiset välilyönnit, kuten kahden välilyönnin kirjoittaminen sanojen väliin yhden sijasta, voidaan poistaa käyttämällä TRIM -toimintoa.
Vaihe 4. Luo sarakkeet vertailukaavaa varten
Aivan kuten sinun piti luoda sarakkeita luettelotunnisteille, sinun on luotava sarakkeet kaavalle, joka tekee vertailun puolestasi. Tarvitset yhden sarakkeen kutakin luetteloa kohden.
Haluat nimetä nämä sarakkeet esimerkiksi "Puuttuuko?"
Vaihe 5. Anna vertailukaava jokaiseen soluun
Vertailukaavassa käytetään MATCH -funktiota, joka on sijoitettu toiseen Excel -funktioon, ISNAan.
- Kaava on muodossa "= ISNA (MATCH (G3, $ L $ 3: $ L $ 14, FALSE))", jossa ensimmäisen luettelon tunniste -sarakkeen solua verrataan jokaisen toisen luettelon tunnisteeseen katso sopiiko se johonkin niistä. Jos se ei täsmää, tietue puuttuu, ja sana "TOSI" näkyy solussa. Jos se täsmää, tietue on läsnä ja sana "FALSE" tulee näkyviin. (Kun kirjoitat kaavaa, älä liitä mukaan lainausmerkkejä.)
- Voit kopioida kaavan sarakkeen muihin soluihin samalla tavalla kuin kopioit solutunnistekaavan. Tässä tapauksessa vain tunnussolun soluviittaus muuttuu, koska dollarimerkkien asettaminen rivin eteen ja sarakeviittaukset toisen solutunnisteen luettelon ensimmäiselle ja viimeiselle solulle tekee niistä ehdottomat viittaukset.
- Voit kopioida ensimmäisen luettelon vertailukaavan toisen luettelon sarakkeen ensimmäiseen soluun. Sinun on sitten muokattava soluviittauksia niin, että "G3" korvataan toisen luettelon ensimmäisen tunnistesolun viitteellä ja "$ L $ 3: $ L $ 14" korvataan luettelon ensimmäisellä ja viimeisellä tunnistesolulla. toinen lista. (Jätä dollarimerkit ja kaksoispiste rauhaan.) Tämän jälkeen voit kopioida tämän muokatun kaavan toisen luettelon vertailurivin jäljellä oleviin soluihin.
Vaihe 6. Lajittele luettelot, jos haluat nähdä vastaavat arvot helpommin tarvittaessa
Jos luettelosi ovat suuria, sinun on ehkä lajiteltava ne, jotta kaikki vastaamattomat arvot voidaan yhdistää. Alla olevien vaiheiden ohjeet muuntavat kaavat arvoiksi, jotta vältetään uudelleenlaskentavirheet, ja jos luettelosi ovat suuria, vältetään pitkä uudelleenlaskenta -aika.
- Valitse se vetämällä hiirtä luettelon kaikkien solujen päälle.
- Valitse Kopioi Excel 2003: n Muokkaa -valikosta tai Excel 2007: n tai 2010 Koti -valintanauhan Leikepöytä -ryhmästä.
- Valitse Liitä erikoisuus Excel 2003: n Muokkaa -valikosta tai Liitä avattavasta Liitä -painikkeesta Excel 2007- tai 2010 -luvun aloitusnauhan Leikepöytä -ryhmässä.
- Valitse Liitä erikoisvalintaikkunan Liitä nimellä -luettelosta "Arvot". Sulje valintaikkuna napsauttamalla OK.
- Valitse Excel 2003: n Data -valikosta Lajittele tai Excel 2007: n tai 2010: n Data -valintanauhan Lajittele ja suodata -ryhmä.
- Valitse Otsikkorivi Lajitteluperuste -valintaikkunan Omat tietoalueet -luettelosta ja valitse Puuttuuko? (tai nimi, jonka itse annoit vertailussarakkeen otsikolle) ja napsauta OK.
- Toista nämä vaiheet toiselle listalle.
Vaihe 7. Vertaa ei-yhteensopivia kohteita visuaalisesti nähdäksesi, miksi ne eivät täsmää
Kuten aiemmin mainittiin, Excel on suunniteltu etsimään tarkkoja vastaavuuksia, ellet aseta sitä etsimään likimääräisiä tietoja. Yhteensopimattomuus voi olla yhtä yksinkertaista kuin kirjainten tai numeroiden vahingossa tapahtuva siirtäminen. Se voi myös vaatia riippumatonta vahvistusta, kuten tarkistaa, onko listatut hyödykkeet ensin raportoitava.
Tapa 2/2: Ehdollinen muotoilu COUNTIF: lla
Vaihe 1. Kopioi tietoluettelot yhdelle laskentataulukolle
Vaihe 2. Päätä, mistä luettelosta haluat korostaa vastaavia tai vastaavia tietueita
Jos haluat korostaa tietueita vain yhdessä luettelossa, haluat todennäköisesti korostaa kyseisen luettelon ainutlaatuiset tietueet; eli tietueet, jotka eivät vastaa toisen luettelon tietueita. Jos haluat korostaa tietueet molemmissa luetteloissa, sinun on korostettava tietueet, jotka vastaavat toisiaan. Tässä esimerkissä oletetaan, että ensimmäinen luettelo ottaa solut G3 - G14 ja toinen luettelo solut L3 - L14.
Vaihe 3. Valitse luettelosta kohteet, joissa haluat korostaa yksilöllisiä tai vastaavia kohteita
Jos haluat korostaa vastaavia kohteita molemmissa luetteloissa, sinun on valittava luettelot yksi kerrallaan ja sovellettava vertailukaavaa (kuvattu seuraavassa vaiheessa) kuhunkin luetteloon.
Vaihe 4. Käytä asianmukaista vertailukaavaa
Tätä varten sinun on avattava Excel -version Ehdollinen muotoilu -valintaikkuna. Excel 2003: ssa voit tehdä sen valitsemalla Muoto -valikosta Ehdollinen muotoilu, kun taas Excel 2007: ssä ja 2010: ssä napsautat Koti -valintanauhan Tyylit -ryhmän Ehdollinen muotoilu -painiketta. Valitse säännön tyypiksi "Kaava" ja kirjoita kaava Muokkaa säännön kuvausta -kenttään.
- Jos haluat korostaa ensimmäisen luettelon ainutlaatuisia tietueita, kaava olisi "= COUNTIF ($ L $ 3: $ L $ 14, G3 = 0)", ja toisen luettelon solualue esitetään absoluuttisina arvoina ja viite ensimmäisen luettelon ensimmäiseen soluun suhteellisena arvona. (Älä kirjoita lainausmerkkejä.)
- Jos haluat korostaa toisen luettelon ainutlaatuisia tietueita, kaava olisi "= COUNTIF ($ G $ 3: $ G $ 14, L3 = 0)", ja ensimmäisen luettelon solualue esitetään absoluuttisina arvoina ja viite toisen luettelon ensimmäiseen soluun suhteellisena arvona. (Älä kirjoita lainausmerkkejä.)
- Jos haluat korostaa jokaisen luettelon tietueet, jotka löytyvät toisesta luettelosta, tarvitset kaksi kaavaa, yksi ensimmäiselle ja toinen toiselle. Ensimmäisen luettelon kaava on "= COUNTIF ($ L $ 3: $ L $ 14, G3> 0)", kun taas toisen luettelon kaava on COUNTIF ($ G $ 3: $ G $ 14, L3> 0) ". edellä mainittu, valitset ensimmäisen luettelon sen kaavan käyttämiseksi ja valitse sitten toinen luettelo sen kaavan soveltamiseksi.
- Käytä mitä tahansa muotoilua, jonka haluat korostaa merkittyjä tietueita. Sulje valintaikkuna napsauttamalla OK.
Video - Käyttämällä tätä palvelua joitakin tietoja voidaan jakaa YouTuben kanssa
Vinkkejä
- Sen sijaan, että käytät soluviittausta COUNTIF -ehdollisen muotoilumenetelmän kanssa, voit syöttää etsittävän arvon ja merkitä yhden tai useamman luettelon kyseisen arvon esiintymistä varten.
- Vertailulomakkeiden yksinkertaistamiseksi voit luoda luettelollesi nimiä, kuten "Lista1" ja "Lista2". Kun kaavoja kirjoitetaan, nämä luettelonimet voivat korvata yllä olevissa esimerkeissä käytetyt absoluuttiset solualueet.
