Sähköpostilaatikkosi avaaminen voi olla kuin avata Pandoran laatikko, jossa on riittämätön kielioppi, huono oikeinkirjoitus ja huono maku. Mieti, millaisia vaikutelmia sähköpostisi tekevät muille. on aina oikea aika erottaa sähköpostisi paketista. Noudata näitä ohjeita ja paranna sähköpostin etikettiä.
Askeleet
Vaihe 1. Pidä sähköpostisi ytimekkäänä, keskusteluna ja keskittyneenä
Kirjeitä on vaikeampi lukea tietokoneen näytöltä kuin paperiarkilta, joten pidä sähköpostit lyhyinä ja ytimekkäinä. Vaikka sähköpostilla ei ole ihanteellista pituutta, pidä lauseet lyhyinä, noin 8–12 sanaa ja jätä väli kappaleiden väliin.
Siirry työsähköpostissa suoraan asiaan: "Toivon sinun tekevän …" "Luulen, että meidän pitäisi…." jne. suoraan eteen, jolloin kotelo on seuraavilla riveillä. Monet ihmiset lukevat vain ensimmäiset rivit ennen kuin päättävät vastata tai tallentaa myöhempää käyttöä varten. Näiden linjojen pitäisi antaa tarpeeksi "lihaa", jotta tietoon perustuva päätös voidaan tehdä. Henkilökohtaisten sähköpostien kohdalla on usein hyvä idea avata lyhyellä henkilökohtaisella muistiinpanolla ennen kuin pääset sähköpostisi pääkohtaan
Vaihe 2. Vältä hienoja muotoiluja
Fonttien ja värien muuttaminen, luettelomerkintöjen lisääminen tai HTML: n käyttö voi saada sähköpostin näyttämään oudolta tai tekemään sen lukukelvottomaksi vastaanottajalle, vaikka muotoilu näyttäisikin hyvältä tietokoneellasi. Pidä se yksinkertaisena.
Vaihe 3. Rajoita lisäosia
Älä lisää liitettä, ellei se ole todella tarpeellista. Pidä liitteet mahdollisimman pieninä. Useimmat sähköpostisovellukset voivat lähettää ja vastaanottaa enintään 1 megatavun liitetiedostoja, mutta kaiken ylimääräisen voi olla vaivaa sinulle tai vastaanottajalle, ja jopa pienempien tiedostojen avaaminen voi kestää kauan, jos vastaanottajan sähköpostiyhteys on hidas. Jos sinun on lähetettävä suurempi tiedosto, pakkaa tai pakkaa se tai käytä online -palveluita, jotka auttavat sinua lähettämään suuria tiedostoja, kuten YouSendIt.com. Jos haluat lähettää useita sivuja, kuten kokoussuunnitelmia tai suuria tekstikorjauksia, lähetä faksi tai kirjoitettu sivusarja kirjeessä.
- Älä pakkaa sähköpostin liitteitä, jos se ei ole välttämätöntä. Ellei liite ole liian suuri lähetettäväksi muulla tavalla, olet vaarassa tuhlata vastaanottajan aikaa ja mahdollisesti estää häntä pääsemästä liitetiedostoihisi. Monet mobiililaitteet eivät pysty purkamaan zip -tiedostoja. Lisäksi se on tarpeeton, koska monet yleiset tiedostot, kuten.xlsx,.docx,.pptx (MS Excel, Word ja Powerpoint) ovat jo pakatussa muodossa.
- Muista, että monet ihmiset tai yritykset eivät avaa liitetiedostoja tuntemattomalta henkilöltä, ja jotkut sähköpostitilit on määritetty lähettämään automaattisesti sähköpostit liitteineen roskapostikansioon, joten jos haet esim., varmista, että noudatat vastaanottajan liitteitä koskevia ohjeita. Jos ohjeita ei anneta, lähetä toinen sähköpostiosoite ilmoittaaksesi vastaanottajalle, että lähetät sähköpostin liitteineen.
Vaihe 4. Ajattele ennen lähettämistä
Älä lähetä sähköpostia, jos olet tunteellinen. Kirjoita sähköpostin aihe ja teksti ja tallenna se. Lisää vastaanottajat ja lähetä ne vasta sen jälkeen, kun olet ehtinyt miettiä, mitä lähetät. saatat muuttaa mielesi ja olla parempi.
Sähköpostista on tullut myös työkalu kysyä tai kertoa ihmisille asioita, joita et normaalisti koskaan sanoisi kasvotusten (koskaan ihmettele, miksi sinusta tulee vaistomaisesti eri ihminen verkossa?). Jos lähetät jonkun mitä tahansa, lue se uudelleen ja kysy itseltäsi, sanoisitko tämän heille, jos he olisivat aivan vieressäsi vai kasvotusten. Jos se koskee arkaa aihetta, lue se kahdesti.
Vaihe 5. Ole varovainen käyttäessäsi lyhenteitä ja hymiöitä
Tämä voi olla hyväksyttävää epävirallisessa sähköpostissa, kuten ystävän kanssa. Virallisessa kirjeessä sinun ei kuitenkaan tarvitse kertoa jollekulle, että "naurat ääneen", ihmiset saattavat pitää sitä sopimattomana ja tuntevat olosi kevytmieliseksi.
Joitakin lyhenteitä, kuten "BTW" sanasta "By the way", käytetään yleisesti sähköposteissa, ja ne ovat yleensä hyväksyttäviä paitsi virallisissa, ammattimaisissa sähköpostiviesteissä
Tapa 1 /3: Uusien sähköpostiviestien kirjoittaminen
Vaihe 1. Käytä vastaanottajakenttiä oikein
"Vastaanottaja" -kentässä olevien vastaanottajien odotetaan ryhtyvän toimiin, ja "CC" -asiakirjassa olevien on tarkoitus pitää kollegat tai pomot ajan tasalla.
- Ole varovainen pyytäessäsi TOIMINTAa useammalta henkilöltä Vastaanottaja: -kentässä. Tämä voi johtaa useisiin yrityksiin samassa tehtävässä tai ei ponnisteluihin, koska oletetaan, että joku muu käsittelee pyynnön.
- Jos lähetät sähköpostia luetteloon ihmisistä, joiden osoitteet haluat pitää yksityisinä, kirjoita ne kaikki BCC-kenttään ja kirjoita oma osoitteesi "to" -kenttään.
- Jos haluat lopettaa jonkun poistamisen ketjusta (esimerkiksi jos hän on esitellyt sinut jollekin toiselle ja nyt sinä ja kyseinen henkilö kehittelet joitain yksityiskohtia etkä halua juurtua esittelijän postilaatikkoon), siirry henkilön osoite "to" - tai CC -kentästä BCC -kenttään.
Vaihe 2. Tee aiherivistä hyödyllinen
Hyvä aiherivi tarjoaa hyödyllisen yhteenvedon sähköpostin sisällöstä, joka valmistelee lukijan nopeasti. Sähköpostilaatikot ovat usein täynnä, joten hyvä otsikkorivi auttaa vastaanottajaa määrittämään sähköpostisi prioriteetin. Se auttaa myös estämään sähköpostisi poistamisen ennen sen lukemista. Koska aihe on ensimmäinen asia, jonka vastaanottajasi näkee, pidä se virheettömänä, ytimekkäänä ja vältä yleisiä rivejä, kuten "Hei", "Mitä kuuluu" tai vastaanottajan nimeä (roskapostinestosuodattimet voivat estää jälkimmäisen).
Vältä viestiesi priorisoimista vastaanottajalle. Päästä eroon tavasta merkitä jokainen sähköposti kiireelliseksi! tai "Korkea prioriteetti" tai sähköpostiasi käsitellään kuin poikaa, joka huusi susi, ja he kaikki jätetään huomiotta. On ärsyttävää ja julkeaa olettaa, että sähköpostipyyntösi on jonossa korkeampi kuin kenenkään muun, etenkin Ole riittävän armollinen ja anna vastaanottajalle kunniaa siitä, että hän on itse keksinyt viestisi priorisoinnin
Tapa 2/3: Sähköposteihin vastaaminen
Vaihe 1. Varo, ketkä kopioit vastauksiin
Jos vastaat viestiin ja sitten CC: kolmannen osapuolen, jota alkuperäinen lähettäjä ei sisällyttänyt, muista, että alkuperäinen lähettäjä ei ole järkyttynyt siitä. Nämä tiedot saattoivat olla "vain silmäsi" varten. Tämä on erityisen tärkeää, jos alkuperäinen lähettäjä on työnjohtajasi. Ole varovainen BCC: n käytössä. Tämä voi antaa vastakkaisen tuloksen, jos henkilö, joka on BCC: 'd, vastaa takaisin, vaikka hän ei ole nähnyt, että heidän kopionsa on sokea.
Vaihe 2. Määritä kenelle sinun pitäisi vastata
Sinulle lähetetyt sähköpostit edellyttävät yleensä, että vastaat vain lähettäjälle, mutta useille ihmisille lähetettyjen sähköpostiviestien kohdalla sinun on ehkä valittava "Vastaa kaikille" -vaihtoehto lähettääksesi vastauksesi kaikille. Ole järkevä; "Vastaa kaikille" -toiminnon käyttäminen jatkuvasti tuottaa palautuksia ja jättää viestit monien ihmisten postilaatikoihin. Ajattele seurauksia, kun saat sähköpostiviestin, saat vastauksen kaikkiin ja se menee kaksikymmentä ihmistä ja sitten ne kaksikymmentä ihmistä osuvat vastaamaan kaikille; se voi yhdistyä hyvin nopeasti satoihin tuhansiin sähköpostiviesteihin, ja kaikki tuntevat pakotuksen painaa "vastata kaikille" keinona pitää kaikki ajan tasalla, koska kukaan ei tiedä, kuka on tarkoitettu lukemaan sen ja kuka ei.
Vaihe 3. Mieti kahdesti ennen kuin vastaat vain kiittämään
Jotkut ihmiset eivät halua sähköpostia, jossa lukee "Kiitos". Tämä vie lisäaikaa sähköpostin avaamiseen ja lukemiseen vain sen lukemiseksi, jonka tiedät jo. Jotkut ihmiset sisältävät rivin, joka sanoo "NTN" - "Ei kiitos tarvitaan".
Vaihe 4. Tee yhteenveto pitkistä keskusteluista
Vastaussivujen selaaminen keskustelun ymmärtämiseksi on ärsyttävää. Sen sijaan, että jatkat viestin merkkijonon edelleenlähettämistä, käytä hetki aikaa tiivistää se lukijallesi.
Vaihe 5. Muista sisällyttää tiedot, joihin vastaat
Monet ihmiset ja yritykset kirjoittavat ja vastaavat satoja sähköposteja päivittäin. Vältä lähettämästä epäselvää sähköpostia, jossa sanotaan vain Kyllä. Sisällytä vastaanottajan esittämä kysymys, jotta hän tietää, mihin vastaat. Älä pakota vastaanottajaa vierittämään enemmän kuin yhtä viestiä historiassa.
Vaihe 6. Vastaa nopeasti
Jos sinun on tutkittava tai mietittävä ennen kuin vastaat sähköpostiin, tai jos olet liian kiireinen kirjoittamaanksesi täydellisen vastauksen nopeasti, lähetä lyhyt vastaus ja kerro lähettäjälle, että sait sähköpostin ja ilmoitat milloin vastaat.
Vaihe 7. Ole ennakoiva
Kun vastaat sähköpostiviestiin, voit säästää jokaisen aikaa ennakoimalla vastauksesi mahdollisia kysymyksiä tai huolenaiheita. Käsittele näitä vastauksessasi, ennen kuin jonkun on lähetettävä uusi sähköposti kyselemään niitä.
Tapa 3/3: Jotkut peruskiellot
Vaihe 1. Älä välitä yksityisiä sähköpostiviestejä
Vältä esimerkiksi salauksen sisältävän sähköpostin edelleenlähettämistä, varsinkin jos sähköpostitse lähetettävä henkilö ei halua sinun lähettävän sitä. Jos teet niin, vastaanottaja voi menettää luottamuksen sinuun, ja saatat saada suhteesi sekaisin. Et todellakaan halua, että näin tapahtuu.
Vaihe 2. Älä levitä huhuja ihmisistä
Jos sinusta tuntuu houkutukselta tehdä niin, aseta itsesi toisen henkilön asemaan ja mieti miltä sinusta tuntuisi, jos kyseinen henkilö levittäisi huhuja sinusta. Jos esimerkiksi ystäväsi maine on ilkeä ja ylimielinen, mieti miltä sinusta tuntuisi, jos ystäväsi kertoisi muille ystävillesi eräästä omituisuudestasi. Et olisi kovin onnellinen, vai mitä?
Vaihe 3. Vältä keskustelemasta ihmisten yksityisistä asioista
Vältä esimerkiksi kertomasta ystävällesi, että hänen ystävänsä erosi entisen poikaystävän kanssa. Sähköposti ei ole täysin yksityinen, joten on mahdollista, että henkilö, jonka liiketoiminnasta keskustelet, voisi nähdä sähköpostit ja tulla vihaiseksi sinulle ja/tai hämmentyneeksi, mikä voi sotkea suhteesi henkilöön.
Vaihe 4. Vältä liekkejä
Liekit ovat pohjimmiltaan loukkauksia, jotka lähetetään verkossa loukatakseen sinua, joten on tärkeää olla lähettämättä liekkejä muille ihmisille tai aloittamaan liekkisodia. Tämä voi saada toisen hulluksi, ja voit myös jäädyttää tilisi tämän vuoksi.
Vaihe 5. Vältä muiden henkilökohtaisten tietojen jakamista ilman lupaa
Tämä voi olla mitä tahansa, henkilön iästä koulun nimeen, jossa hän käy. Aseta itsesi toisen henkilön asemaan - miltä sinusta tuntuisi, jos joku antaisi ystävällesi talosi osoitteen? Et olisi kovin onnellinen, joten hanki lupa ennen kuin jaat jonkun henkilökohtaisia tietoja muiden kanssa sähköpostitse tai älä tee sitä ollenkaan.
Vaihe 6. Älä lähetä sähköpostia, kun olet vihainen
Se osoittaa, että olet vihainen ja voit järkyttää henkilöä. Jos esimerkiksi olet vihainen jollekin työpaikalla ja lähetät tälle henkilölle sähköpostitse suuren kirouksen kaikilla kirjaimilla, tämä saattaa aiheuttaa sähköpostiviestisi ärtymyksen. Tämä on sama asia kuin sähköposteihin vastaaminen; jos olet vihainen jollekulle, joka on lähettänyt sinulle tietyn viestin, älä vastaa, kunnes olet rauhoittunut.
Esimerkkiviestejä
Esimerkki neuvottelupuhelun muistutussähköpostista
Tuki wikiHow ja avaa kaikki näytteet.
Esimerkki sähköpostista, jossa esitetään uusi käytäntö
Tuki wikiHow ja avaa kaikki näytteet.
Esimerkki sähköpostin professorille kysymyksestä
Tuki wikiHow ja avaa kaikki näytteet.
Video - Käyttämällä tätä palvelua joitakin tietoja voidaan jakaa YouTuben kanssa
Vinkkejä
- Vakiofontit helpottavat lukemista. Esimerkiksi Arial, Cambria ja Narrow. Pidä kirjasinkoko normaalina, yleensä enintään 15. Jos haluat kiinnittää huomiota erityisellä tai korostetulla tavalla, käytä lihavoituja tai kursivoituja fontteja. Tämä on äärettömän parempi kuin huutaa kaikkien pääkaupunkien läpi.
- Jos sinulle lähetetään liekki, poista se välittömästi välttääksesi liekkisodan.
- Muista, että äänesi ei kuulu sähköpostissa. Oletko koskaan yrittänyt sarkasmia sähköpostitse ja vastaanottaja on käsittänyt sen väärin? Sähköpostiviestit eivät välitä sanallisen viestinnän vivahteita. Jotkut ihmiset yrittävät päätellä ääniäänen hymiöitä, mutta käyttävät niitä säästeliäästi, jotta et vaikuta epäammattimaiselta.
Älä myöskään oleta, että hymiön hymiön käyttäminen kesyttää vaikean viestin.
- Vältä sähköpostin käyttöä keinona välttää henkilökohtaiset kontaktit. "Lähetämme sinulle sähköpostin" voi usein olla ärsyttävin lause kenellekään. Sähköpostin ei pitäisi kiertää ajatusta kasvokkain tapaamisesta tai edes puhelinkeskusteluista. Vältä myös sähköpostin käyttämistä välttääksesi epämiellyttävän tilanteen, kuten anteeksipyynnön tai peittääksesi virheen.
- Lopeta sähköpostisi kohteliaasti. Päättäminen lausunnolla, kuten "Parhain terveisin", "Onnea" tai "Kiitos etukäteen avustasi", voi pehmentää jopa ankaraa sähköpostia ja saada aikaan suotuisamman vastauksen.
- Ole varovainen kuittien hakemisessa. Vaikka on tiettyjä tapauksia, joissa kuitti saattaa olla tarpeen kirjanpitotarkoituksiin tai vastaanottotodistukseen, useimmiten tämä on vain ärsyttävää ja pakottaa lukijan suorittamaan lisätoimia sähköpostisi käsittelemiseksi. Jos jokin asia on todella kiireellinen tai sinun on todella varmistettava, että vastaanottajalla on viestisi, ota puhelin ja käytä sitä sen sijaan.
- Jos sinulle lähetetään jotain epämukavaa, kuten välitetty huhu, poista se. Sinun ei pitäisi haluta olla osa tätä.
Varoitukset
- Vältä verkkokiusaamista. Se on laitonta, ja se voi vaikuttaa suuresti muihin ihmisiin, erityisesti teini -ikäisiin (se voi aiheuttaa esimerkiksi itsemurhan).
- Älä käytä kaikkia suojuksia. Tämä on tarpeeton käytäntö, ja se voi ärsyttää vastaanottajaa ja ansaita sinulle liekkikirjeen vastineeksi. Kaikkia pääkaupunkeja pidetään "huutamisen" vastineena.
- Vältä ketjupostien edelleenlähettämistä. On hyvin vähän ihmisiä, jotka nauttivat jatkuvien tarpeettomien viestien vastaanottamisesta. Tämäntyyppiset sähköpostit ovat olleet tunnetusti vaarallisia ja haitallisia viruksia, jotka voidaan siirtää tietokoneille ja tietokoneilta. Pyri välittämään vain viestit, jotka olet saanut suoraan vastaavilta vastaanottajilta.
- Älä käytä työsi allekirjoitusta henkilökohtaisiin sähköpostiviesteihin - se saa sinut näyttämään epäystävälliseltä.
