Vaikka niitä ei käytetä nykyään niin usein, faksi on edelleen tärkeä laite tärkeiden asiakirjojen, lomakkeiden ja käsin kirjoitettujen muistiinpanojen nopeaan ja tehokkaaseen lähettämiseen erityisesti toimistoympäristössä. Faksi käyttää aktiivista lankapuhelinta asiakirjojen lähettämiseen ja vastaanottamiseen, ja sen käyttäminen on yhtä helppoa kuin puhelinnumeron valitseminen. Kun olet määrittänyt faksilaitteesi oikein ja tutustunut faksin lähetys- ja vastaanottomenetelmiin, lähetät asiakirjoja helposti hetkessä!
Askeleet
Osa 1/3: Faksin käyttöönotto
Vaihe 1. Aseta faksi
Aseta faksi tasaiselle alustalle pistorasioiden ja puhelinpistokkeen lähelle. Varmista, että paperinsyöttö on ulospäin. Tämä auttaa estämään saapuvien faksien ja skannattujen asiakirjojen juuttumisen seinän ja laitteen väliin ja estämään niiden vaurioitumisen.
Vaihe 2. Liitä virtalähde
Kytke faksi lähimpään pistorasiaan. Varmista, että liitäntä on kunnossa ja pistoke sopii kunnolla pistorasiaan. Kun faksilaite on kytketty virtalähteeseen, varmista, että se on pois päältä koko asennuksen ajan.
Vaihe 3. Kiinnitä puhelinlinja
Faksi käyttää puhelinlinjaa lähettääkseen ja vastaanottaakseen tietoja asiakirjojen luomiseen ja tulostamiseen. Ne eivät toimi Internet-pohjaisen puhelinlinjan kautta. Varmista, että sinulla on aktiivinen puhelinlinja ja faksilaitteen puhelinnumero, jotta laite voi lähettää ja vastaanottaa signaaleja asiakirjojen luomiseksi.
Soita kaapeli- ja puhelinoperaattorillesi, jos haluat perustaa lankapuhelimen
Vaihe 4. Liitä puhelinkaapeli
Faksilaitteen puhelinpistokkeeseen, joka on tyypillisesti laitteen takana, on liitettävä tavallinen puhelinjohto. Johdon toinen pää on kiinnitettävä suoraan seinän lähimpään puhelinpistorasiaan. Tarkista vielä kerran, että johto on kytketty laitteeseen ja seinän puhelinpistorasiaan.
Vaihe 5. Lisää paperia ja mustetta
Faksiin tarvitaan paperia ja mustetta saapuvien asiakirjojen luomiseen ja tulostamiseen. Varmista, että sinulla on nämä tarvikkeet käsillä.
- Ennen kuin asetat paperin, tuuleta tai käännä paperipino varmistaaksesi, että ne eivät tartu yhteen. Tämä auttaa estämään paperitukoksia.
- Jokaisessa koneessa on tietyn tyyppinen, kokoinen ja määrä mustekasetteja. Muista tutustua laitteen ohjeisiin päättääksesi, mikä muste toimii parhaiten laitteesi kanssa.
Vaihe 6. Tarkista liitäntä
Kun faksilaite on kytketty ja paperi ja muste on lisätty, käynnistä laite ja tarkista puhelinliitäntä. Yhteyden on oltava turvallinen, jotta voit käyttää faksilaitetta.
- Tarkista, että lankapuhelin on kytketty oikein, nostamalla faksin vastaanottimen, jos se on käytettävissä laitteellasi. Vastaanottimen tulisi muistuttaa puhelinta. Kuuntele valintaäänen huminaa, joka osoittaa, että yhteys on suojattu.
- Jos faksissa ei ole vastaanotinta, voit liittää puhelimen faksilaitteen ulkoisen puhelinpistokkeen kautta. Jos yhteys on kunnossa, sinun pitäisi kuulla valintaäänen humina.
Osa 2/3: Faksin lähettäminen
Vaihe 1. Käynnistä kone
Varmista ennen asiakirjan lähettämistä, että laitteeseen on kytketty virta ja että puhelinjohto on kunnolla paikallaan. Saatat haluta tarkistaa vastaanottimesta valintaäänen, että yhteys on suojattu.
Vaihe 2. Käytä kansilehteä
Kansilehti on loistava tapa varmistaa, että asiakirja saapuu oikealle henkilölle. Tämä on erityisen hyödyllistä lähetettäessä fakseja yritykselle, jossa useita työntekijöitä saattaa käyttää samaa laitetta. Kansilehden tulee sisältää vastaanottajan nimi, hänen ja sinun faksinumerosi, yhteystietosi ja kuinka monta sivua vastaanottajan odotetaan vastaanottavan faksissa.
Sivumäärän sisällyttäminen kansilehteen on hyödyllistä vastaanottajalle, jotta hän tietää, ovatko saaneet kaikki tarvittavat sivut
Vaihe 3. Tilaa asiakirjat oikein
Muista lisätä sivunumerot ja laittaa asiakirjan sivut haluamaasi järjestykseen. Et halua, että vastaanottaja sekoittaa sivut yhteen. Tämä voi aiheuttaa sekaannusta ja häiritä asiakirjan tarkoituksen mukaista merkitystä. Sivujen tilaaminen ja numerointi varmistaa tehokkaan tiedonsiirron.
Vaihe 4. Aseta asiakirjat skanneriin
Useimmat faksilaitteet edellyttävät, että asetat asiakirjan tekstipuoli ylöspäin tai kuvapuoli alaspäin faksilaitteen skanneriosaan. Kaikissa laitteissa ei ole vakiomenetelmää. Useimmat faksilaitteet ilmoittavat käytettävän menetelmän helppolukuisella symbolilla laitteen etuosassa.
Vaihe 5. Valitse vastaanottajan faksinumero
Valitse vastaanottajan faksinumero ja suuntanumero faksin etupaneelin näppäimistöllä. Jos lähetät asiakirjaa kansainvälisesti, sinun on lisättävä maakoodi. Jos on yrityksen numero, jota käytetään ulkoiseen valintaan (usein”7” tai “9”), muista painaa kyseistä numeroa ennen alue- tai maakoodia ja faksinumeroa.
Vaihe 6. Lähetä asiakirjat
Kun olet valinnut numeron, useimmat faksilaitteet vaativat asiakirjan lähettämistä varten Lähetä- tai Käynnistä -painiketta. Katso, miten asiakirja lähettää, jos tapahtuu virhe tai paperitukos. Kun asiakirjan siirto on onnistunut, faksi tulostetaan edistymisraportin tai vahvistussivun kanssa. Jos saat virheilmoituksen, yritä lähettää asiakirja uudelleen.
Osa 3/3: Faksin vastaanottaminen
Vaihe 1. Tarkista liitäntä
Varmista, että faksilaitteeseen on kytketty virta. On myös tärkeää varmistaa, että faksilaite on liitetty virtalähteeseen ja puhelinpistorasiaan, jotta fakseja voidaan vastaanottaa. Voit halutessasi ottaa vastaan vastaanottimen ja kuunnella valintaääntä, jotta yhteys olisi oikein.
Vaihe 2. Tarkista paperi ja muste
Haluat syöttää riittävästi paperia ja mustetta faksilaitteeseen. Jos vastaanotat paljon asiakirjoja faksilaitteen kautta, tarkista nämä tarvikkeet usein. Muutoin tämä voi estää sinua saamasta asiakirjaa kokonaisuudessaan tai viivästyttää sen saapumista.
Vaihe 3. Kuuntele soittoääni
Faksilaite soi tai soittaa puhelinverkkoäänen, kun se vastaanottaa saapuvaa asiakirjaa. Laite on asetettu käsittelemään nämä asiakirjat automaattisesti, joten sinun ei tarvitse tehdä mitään tällä hetkellä. Vältä koneen painikkeiden painamista tänä aikana, muuten yhteys voi häiriintyä tai katketa.
Vaihe 4. Tarkista asiakirja
Kun faksilaite on vastaanottanut asiakirjan, se tulostaa sivut siinä järjestyksessä kuin lähettäjä on asettanut ne. Tarkista kansilehti varmistaaksesi, että olet vastaanottaja ja että kaikki sivut on lähetetty ja tulostettu.
Vaihe 5. Seuraa lähettäjän kanssa
Jos haluat vahvistaa vastaanottaneen faksin tai olet huolissasi, ettet ole saanut kaikkia tarvittavia tietoja, saatat haluta ottaa yhteyttä lähettäjään puhelimitse tai sähköpostitse. Yhteystiedot saattavat näkyä kansilehdessä, joten tutustu tälle sivulle, jos sinulla ei ole lähettäjän tietoja.
