Olitpa nuori piiskaaja, joka ei ole koskaan kuullut faksista ennen, tai olet ollut korttelin ympärillä, mutta juuri unohtanut, sinun on todennäköisesti tiedettävä, kuinka lähettää faksi jossain vaiheessa. Muista, että faksilaitteiden välillä on useita muunnelmia, joten lue käsikirja tai ohjeet omalle koneellesi, jos sinulla on ne käsillä. Useimpien koneiden käyttö edellyttää saatekirjeen lisäämistä, faksinumeron valitsemista ja faksin lähettämistä matkalla.
Askeleet
Tapa 1 /2: Ennen faksin lähettämistä
Vaihe 1. Luo saatekirje
Usein toimistot tai useat ihmiset toimistossa jakavat faksilaitteita. Koska kuka tahansa voi nähdä faksilaitteeseen lähetetyn faksin, saatekirje on hyvä liittää mukaan. Näin varmistat, että faksisi saapuu oikealle henkilölle.
Saatekirje sisältää tietoja, kuten vastaanottajan nimen, faksin sisällön ja kuinka monta sivua se sisältää. Sen tulee sisältää myös lähettäjän tiedot, kuten nimi ja faksinumero, jotta vastaanottaja tietää keneltä se on ja voi tarvittaessa vastata
Vaihe 2. Valitse faksinumero
Seuraavaksi sinun on valittava faksinumero aivan samalla tavalla kuin puhelimessa. Useimmissa uusissa faksilaitteissa suuntanumeroa ei tarvitse valita paikallista numeroa varten, mutta se on silti välttämätön kaukopuhelinnumeroille. Jotkin faksilaitteet vaativat suuntanumeron sijainnista riippumatta. Tarkista tai kysy koneestasi.
- Maakoodi (numero 1 Yhdysvaltain puhelimille ja faksinumeroille) on myös joskus valittava ennen paikallisia numeroita, mutta vain silloin, kun suuntanumero vaaditaan. Maakoodi on lähes aina välttämätön kaukopuhelinnumeroiden valitsemiseksi.
- Sinun on usein myös valittava 9 ennen kaukopuhelinnumeroiden valitsemista. Tarkista yksittäisen faksilaitteen tekniset tiedot tai kysy siltä.
- Varmista, että käyttämäsi numero on faksinumero eikä sen henkilön puhelinnumero, jota yrität tavoittaa. Usein numerot luetellaan vierekkäin käyntikorteilla, ja on helppo lukea ne väärin tai katsoa väärää numeroa.
Vaihe 3. Määritä syöttötapa
Kun laitat faksattavat materiaalit laitteeseen, sinun on asetettava ne oikeaan suuntaan. Paperi skannataan, joten jos paperi osoittaa väärin päin, vain takapuoli skannataan ja lähettämäsi faksi on tyhjä. Varmista, että paperit osoittavat oikea puoli ylöspäin ennen faksin lähettämistä.
-
Eri faksilaitteet syöttävät eri tavoin. Kaikki faksilaitteet on merkitty oikealla tavalla paperien sijoittamiseen. Jossain lähellä paperin syöttöaluetta, etsi paperiarkin symboli, jonka kulma on taitettu alas. Tästä symbolista näet, että arkin toisella puolella on viivoja ja toinen puoli on tyhjä.
- Jos alas käännetyssä kulmassa on viivoja, arkit on syötettävä faksilaitteeseen tyhjä puoli itseesi päin.
- Jos taitettu kulma on tyhjä, sinun on syötettävä kone paperin etupuoli itseäsi kohti.
Vaihe 4. Faksaa oikea materiaali
Faksilaitteet toimivat parhaiten vakiokokoisen paperin kanssa. Ei-vakiokokoisten lähettäminen ei välttämättä toimi tai se voi tukkeutua tai vahingoittaa faksilaitettasi. Jos sinun on lähetettävä jotain epätavallista kokoa, kuten kuittikopio, sinun on ensin otettava valokopio tuotteesta ja lähetettävä sen sijaan faksi.
Yleisin faksilaitteiden paperikoko, kuten tulostimienkin, on A4- tai amerikkalainen kirjelomake
Tapa 2/2: Faksin lähettäminen
Vaihe 1. Lähetä faksi faksilaitteellasi
Kun olet tehnyt kaiken yllä luetellun, olet valmis lähettämään faksin. Kun paperi on asetettu oikein ja numero on valittu, olet valmis lähettämään. Tämä painike on yleensä suuri ja hyvin merkitty. Se siitä! Lähetit faksin!
Huomaat, että lähetä -painikkeen painamisen jälkeen kone antaa sarjan piippauksia ja surisevia ääniä. Tämä on normaalia. Nämä äänet ovat tapa, jolla faksit kommunikoivat keskenään. Kun faksi on onnistunut, kuulet yleensä pitkän, selvän piippauksen muutaman minuutin kuluttua. Kun faksi kohtaa ongelman eikä se mene läpi, kuulet yleensä sen tekevän kauhean kuolemanhaluisen. Jos kuulet tämän kauhean äänen, tarkista ongelma faksista
Vaihe 2. Käytä faksia Internetin välityksellä
On myös mahdollista käyttää Internetiä materiaalien lähettämiseen faksilaitteeseen. On olemassa useita palveluita, joita voidaan käyttää, joista suurin osa maksaa. Tämä voi kuitenkin olla järkevä investointi, jos et lähetä fakseja kovin usein etkä halua ostaa faksilaitetta tai käsitellä palveluja, kuten FedEx.
- PamFax on erinomainen Skype -faksauspalvelu. Tämä ohjelma veloittaa kuitenkin pienen maksun.
- HelloFax on palvelu, joka integroi hyvin Google Driven, joten voit helposti faksata Google -asiakirjoja. Se sisältää tietyn määrän ilmaisia fakseja ja veloittaa sitten maksun.
Vaihe 3. Lähetä faksi sähköpostilla
Riippuen numerosta, johon lähetät faksin, voi olla mahdollista lähettää tiedosto yksinkertaisesti sähköpostitse faksilaitteeseen maksutta. Muista kuitenkin, että tämä menetelmä kattaa vain rajoitetun määrän faksinumeroita ja voi lähettää vain rajoitetusti tietoja.
- Voit tarkistaa, kattaako faksinumero verkkosi.
- Käytä tätä kaavaa luodaksesi osoitteen, johon lähetät sähköpostin: "remote-printer. [email protected]"
- Poista lainaukset, vaihda numerot faksinumeroon (mukaan lukien maa- ja suuntanumero) ja ensimmäiseksi ja viimeiseksi sen henkilön nimi, jolle lähetät sen.
- Huomaa, että vain tekstikentän teksti näkyy faksissa. Et voi liittää PDF -tiedostoja tai muuta materiaalia tällä menetelmällä.
Vinkkejä
- Anna aina koko numero, mukaan lukien suuntanumero ja numero 1 pitkän matkan osalta.
- Useimmissa faksilaitteissa on ohjeet. Anna edellä tulleiden viisauden ohjata sinua matkallasi…
