Tässä wikiHow -ohjeessa opit luomaan tietokannan käyttämällä Microsoft Excel -laskentataulukon tietoja tuomalla tiedot suoraan Accessiin, joka on Microsoftin tietokannanhallintaohjelmisto, tai viemällä Excel -tiedot muotoon, joka toimii useimpien tietokantaohjelmistojen kanssa. Microsoft Access on osa Microsoft Office -ohjelmistopakettia ja saatavilla vain Windowsille.
Askeleet
Tapa 1/2: Microsoft Accessin käyttö
Vaihe 1. Avaa Microsoft Access
Se on punainen sovellus, jossa on A. Tämä avaa Access -mallisivun.
Access on suunniteltu käytettäväksi Excelin kanssa ja toimitetaan Excelin mukana Microsoft Office Professionalissa, ja se on saatavana vain Windowsille
Vaihe 2. Valitse Tyhjä tietokanta
Tämä vaihtoehto on ikkunan vasemmassa yläkulmassa.
Jos haluat käyttää eri mallia Access -tietokantaasi varten, valitse haluamasi malli sen sijaan
Vaihe 3. Napsauta kehotettaessa Luo
Tämä vaihtoehto on ponnahdusikkunan oikeassa alakulmassa. Access -tietokanta avautuu.
Vaihe 4. Napsauta Ulkoiset tiedot -välilehteä
Se on Access -ikkunan yläreunan valikkorivillä.
Vaihe 5. Napsauta Tallennetut tuonnit
Löydät tämän sivun vasemmasta reunasta Ulkoiset tiedot työkalurivi. Avattava valikko tulee näkyviin.
Vaihe 6. Valitse Tiedosto
Se on avattavassa valikossa. Tämän vaihtoehdon valitseminen tuo esiin ponnahdusvalikon.
Vaihe 7. Napsauta Excel
Tämä vaihtoehto on ponnahdusvalikossa. Napsauttamalla sitä tuonti -ikkuna avautuu.
Vaihe 8. Napsauta Selaa
Se on ikkunan oikeassa yläkulmassa.
Vaihe 9. Valitse Excel -laskentataulukko
Siirry kansioon, jossa Excel -laskentataulukko sijaitsee, ja napsauta sitten Excel -laskentataulukkoa, jonka haluat avata.
Vaihe 10. Napsauta Avaa
Se on ikkunan oikeassa alakulmassa.
Vaihe 11. Määritä, miten tiedot siirretään
Napsauta jonkin seuraavista vasemmalla olevaa valintanappia:
- Tuo lähdetiedot uuteen taulukkoon nykyisessä tietokannassa - Valitse tämä vaihtoehto, jos loit uuden tietokannan ilman taulukoita tai jos haluat lisätä uuden taulukon olemassa olevaan tietokantaan. Luomalla uuden taulukon voit muokata Accessin tietoja.
- Liitä kopio tietueista taulukkoon - Valitse tämä vaihtoehto, jos käytät olemassa olevaa tietokantaa ja haluat lisätä tiedot johonkin tietokannan taulukoista. Liittämällä olemassa olevan taulukon voit muokata Accessin tietoja.
- Linkitä tietolähteeseen luomalla linkitetty taulukko - Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat luoda hyperlinkin tietokantaan, joka avaa Excel -tietokannan Excelissä. Tällä menetelmällä et voi muokata Accessin tietoja.
Vaihe 12. Napsauta OK
Löydät tämän ikkunan alareunasta.
Vaihe 13. Valitse arkki
Napsauta ikkunan yläreunassa sen taulukon nimeä, jonka haluat tuoda valitusta Excel -asiakirjasta.
- Oletuksena Excel luo työkirjoja, joissa on kolme laskentataulukkoa, joissa on merkintä "Taulukko 1", "Taulukko 2" ja "Taulukko 3". Voit siirtää vain yhden arkin kerrallaan; jos sinulla on tietoja kaikista kolmesta taulukosta, sinun on suoritettava siirto yhdellä arkilla ja sitten palattava "Ulkoiset tiedot" -välilehdelle ja toistettava kaikki vaiheet kullekin jäljelle jäävälle arkille.
- Voit poistaa, lisätä ja muokata näiden taulukkojen nimiä Excelissä, ja tekemäsi muutokset näkyvät Access -tietokannassa.
Vaihe 14. Napsauta Seuraava
Se on ikkunan oikeassa alakulmassa.
Vaihe 15. Ota sarakkeiden otsikot käyttöön
Valitse "Ensimmäinen rivi sisältää sarakkeen otsikot" -ruutu, jos Excel -taulukossasi on omat sarakeotsikot ylärivillä (esim. A rivi).
Poista valintaruutu, jos haluat Accessin luovan sarakeotsikot
Vaihe 16. Napsauta Seuraava
Vaihe 17. Muokkaa laskentataulukon sarakkeita ja kenttiä tarvittaessa
Jos haluat tuoda kaikki kentät laskentataulukosta ilman muutoksia, ohita tämä vaihe:
- Jos haluat muokata kenttää, napsauta muutettavaa sarakeotsikkoa ja muokkaa sitten kentän nimeä, tietotyyppiä ja/tai onko se indeksoitu.
- Jos et halua tuoda kenttää, valitse Älä tuo kenttää (ohita) -ruutu.
Vaihe 18. Napsauta Seuraava
Vaihe 19. Aseta tietokannan ensisijainen avain
Parhaat tulokset saat jättämällä oletusasetuksen tähän, jolloin Access saa asettaa avaimen.
Voit myös asettaa oman avaimesi valitsemalla "Valitse oma ensisijainen avain" ja kirjoittamalla sen kyseisen vaihtoehdon vieressä olevaan kenttään, tai voit valita "Ei ensisijaista avainta" (ei suositella)
Vaihe 20. Napsauta Seuraava
Vaihe 21. Lisää nimi
Kirjoita taulukon nimi "Tuo taulukkoon" -kenttään.
Ohita tämä vaihe, jos haluat jättää tietokannan oletusnimeksi
Vaihe 22. Napsauta Valmis
Tämä vaihtoehto on ikkunan oikeassa alakulmassa.
Vaihe 23. Napsauta Sulje
Se on ikkunan oikeassa alakulmassa. Tämä sulkee tuonti -ikkunan ja luo tietokannan.
Voit ensin valita Tallenna tuontivaiheet -ruudun, jos haluat varmistaa, että Access muistaa tämän tietokannan asetukset
Tapa 2/2: Kolmannen osapuolen tietokantaohjelmiston käyttö
Vaihe 1. Avaa Excel -asiakirja
Kaksoisnapsauta Excel-asiakirjaa, jonka haluat muuntaa tietokannaksi.
Jos et ole vielä luonut asiakirjaasi, avaa Excel ja napsauta Tyhjä työkirjaja luo asiakirja ennen kuin jatkat.
Vaihe 2. Valitse Tiedosto
Se on valikkorivillä, joka on joko Excel -ikkunan yläosassa (Windows) tai näytön yläosassa (Mac).
Vaihe 3. Napsauta Tallenna nimellä
Löydät tämän vaihtoehdon Tiedosto valikko.
Vaihe 4. Kaksoisnapsauta tätä tietokonetta
Se on sivun keskellä.
Ohita tämä vaihe Macissa
Vaihe 5. Valitse tiedostomuoto
Napsauta avattavaa Tallenna tyypiksi -painiketta (Windows) tai Tiedostomuoto (Mac) ja valitse sitten jokin seuraavista:
- Jos käytät tietokonepohjaista tietokannasovellusta, napsauta a . CSV (pilkuilla erotetut arvot) -muoto.
-
Jos käytät verkkopohjaista tietokannasovellusta, napsauta . XML muoto.
Jos Excel -asiakirjassa ei ole XML -tietoja, et voi valita XML -tiedostoa
Vaihe 6. Napsauta Tallenna
Se on ikkunan alareunassa. Tämä tallentaa asiakirjasi käyttämällä valitsemiasi asetuksia.
Vaihe 7. Luo uusi tietokanta tietokantasovellukseesi
Tämä prosessi vaihtelee käyttämäsi sovelluksen mukaan, mutta avaat sovelluksen yleensä napsauttamalla Uusi (tai Tiedosto > Uusi) ja noudata näytön ohjeita.
Vaihe 8. Etsi Tuo… -painike
Se löytyy usein napsauttamalla Tiedosto vaihtoehto, mutta tietokantasovelluksesi voi vaihdella.
Vaihe 9. Valitse Excel -tiedostosi
Etsi ja kaksoisnapsauta Excelistä viemääsi tiedostoa.
Vaihe 10. Tuo tiedot noudattamalla tietokantasovelluksen ohjeita
Vaihe 11. Tallenna tietokanta
Voit yleensä avata "Tallenna" -valikon painamalla Ctrl+S (Windows) tai ⌘ Command+S (Mac).
Vinkkejä
- On olemassa useita ilmaisia online -tietokanta -verkkosivustoja, joiden avulla voit luoda tietokannan, mutta sinun on rekisteröitävä tili useimmille näistä palveluista.
- Jos sinulla ei ole täysin toimivaa tietokantaohjelmistoa, saatat tarvita myös erillisen ohjelman tietokantatiedostojen avaamiseen PC: llä tai Macilla.
