Asiakastietokanta voi poistaa paljon paperityötä yritykselle tarjoamalla yhden arkiston arvokkaille asiakastiedoille, joita myyntitiimit, asiakastukihenkilöstö ja jopa kirjanpitotiimi voivat käyttää. Vaikka on mahdollista ostaa ohjelmistotuotteita, jotka tarjoavat perusmuotoja tämän tyyppisille tietokannoille, räätälöityjä tietokantoja voidaan luoda pitämällä mielessä muutama muodon ja toiminnan perusteet.
Askeleet
Vaihe 1. Osta tietokannan luontiohjelmisto
Valitse tuote, joka on yhteensopiva tekstinkäsittely- ja muiden ohjelmiston työkalujen kanssa. Tämä helpottaa tietojen tuontia tai vientiä muista lähteistä, jolloin voidaan välttää suuren määrän tietojen syöttäminen äskettäin luotuun tietokantaan.
Vaihe 2. Määritä asiakastietokantaan tallennettavien tietojen tyyppi
Useimmat mallit sisältävät tietoja, kuten yrityksen nimen, postiosoitteen, fyysisen osoitteen, yhteyshenkilön nimen, puhelin- ja faksinumerot sekä sähköpostiosoitteet. Lisätiedot, kuten tiedot sopimusehdoista, hinnoittelusta ja huomautukset kuhunkin asiakkaaseen liittyvistä vireillä olevista tehtävistä, sisältyvät usein tämän tyyppiseen sähköiseen resurssiin kerättyihin ja ylläpidettyihin tietoihin.
Vaihe 3. Harkitse tietokannan mahdollisia käyttötapoja
Keskitettyjen resurssien tarjoamisen ohella tärkeiden tietojen noutamiseen kannattaa miettiä, millaisia raportteja voitaisiin luoda tietojen avulla tai onko tietokanta tarkoitettu käytettäväksi resurssina postitunnisteiden, sähköpostilistojen tai jopa käytettävien luetteloiden luomiseen. faksilähetyksissä. Tämän pitäminen mielessä auttaa määrittämään, kuinka nimetä jokainen kenttä, johon tiedot tallennetaan, ja helpottaa kyseisistä kentistä peräisin olevien raporttimuotojen luomista.
Vaihe 4. Järjestä tietokentät
Luo yksinkertainen malli, joka noudattaa loogista järjestystä nimien, osoitteiden ja muiden yhteystietojen syöttämisessä. Näin on helpompi siirtyä yhdestä kentästä toiseen ilman keskeytyksiä ja uuden asiakasrekisterin syöttäminen loppuun kohtuullisessa ajassa.
Vaihe 5. Aseta valtuutukset kullekin kentälle
Tämä sisältää tunnistamisen siitä, mitkä kentät sisällytetään raporttimuotoihin ja mitkä voivat toimia perustana tietokantamerkintöjen lajittelulle tai haulle. Oikeiden valtuutusten määrittäminen kullekin kentälle nopeuttaa oikeiden tietojen hakemista silloin, kun niitä tarvitaan.
Vaihe 6. Valmistele raporttimuodot
Muutama usein käytettävä perusmuoto riittää usein, mutta avainkäyttäjille voidaan myöntää mahdollisuus luoda räätälöityjä raportteja, jotka sisältävät käyttäjän työtehtävään ja asiakastietojen käyttöoikeustasoon liittyviä kenttiä.
Vaihe 7. Määritä kirjautumistiedot ja käyttöoikeudet
Toimiva asiakastietokanta sisältää mahdollisuuden luoda kirjautumistietoja, joiden avulla vain valtuutetut työntekijät voivat käyttää tietoja. Kun siirrytään pidemmälle, eri oikeustasojen määrittäminen varmistaa, että jokainen käyttäjä voi tarkastella, muuttaa ja syöttää työtehtäviinsä liittyviä tietoja, mutta hän ei voi tarkastella muita tietoja, jotka ovat hyödyllisiä muulle henkilöstölle.
Vaihe 8. Tarkista ja testaa asiakastietokanta ennen julkaisua
Kokeile käyttää beta -versiota pienen joukon työntekijöiden kanssa varmistaaksesi, että kaikki toiminnot toimivat suunnitellulla tavalla. Tämän testiryhmän havaintojen avulla voit ratkaista suorituskykyyn, muotoon ja helppokäyttöisyyteen liittyvät ongelmat. Kun kaikki ongelmat on käsitelty ja ratkaistu, lopullinen versio voidaan jakaa koko yritykselle.
Vinkkejä
- Yritä suunnitella tietokanta niin, että siihen mahtuu lisää kenttiä tai ominaisuuksia yrityksen tarpeiden muuttuessa. Tämä mahdollistaa tuotteen käytön jatkamisen useiden vuosien ajan ilman, että sitä on vaihdettava kestävämpään tuotteeseen.
- Ei ole epätavallista, että uuden asiakastietokannan kehittäminen kestää pitkään. Vaikka käytät ohjelmistoa, joka mahdollistaa useiden tehtävien helpon suorittamisen, ihanteellisen muodon keksiminen voi viedä viikkoja.
