Ystävällisen muistutusviestin kirjoittaminen voi olla hankalaa. Et halua tulla painostavaksi tai kärsimättömäksi, mutta on tärkeää saada viestisi perille. Aseta sähköpostillesi ystävällinen sävy tervehdyksillä ja pehmennetyillä ilmeillä. Peitä muistutusviestisi tarpeelliset tiedot, jotta vastaanottaja tietää selvästi, mitä haluat. Varmista virheetön sähköposti, jotta törmäät paitsi ystävälliseen, myös ammattimaiseen.
Askeleet
Osa 1/3: Ystävällisen äänen asettaminen
Vaihe 1. Tervehdi vastaanottajaa
Liiketoimintatilanteissa saatat joutua käyttämään vakiotervehdystä, kuten "Hyvä niin ja näin". Henkilökohtaisista sähköposteista tulee kuitenkin yhä enemmän vakio. Jotkut sähköpostitervehdykset, jotka voivat auttaa sinua saamaan ystävällisen sävyn alusta alkaen, ovat:
- Hei John
- Hei siellä
- Pitkästä aikaa
- Hei!
Vaihe 2. Ohjaa yhteys vastaanottajaan
Jos pidät kiinni vain muistutuksesta, viestisi saattaa tuntua kylmältä. Viittaa henkilökohtaiseen yhteyteesi vastaanottajan kanssa lisäämällä lauseita, jotka heijastavat ystävyyttäsi ja yhteisiä kokemuksiasi. Näitä voivat olla:
- Miten koulu on sujunut?
- Ystäväni, miten voit?
- Minulla oli niin hauskaa kanssasi viime viikonloppuna.
- Milloin puhuimme viimeksi kuukausi sitten?
- Yhdessä tekemämme matka oli mahtava! Meidän on tehtävä se pian uudelleen.
Vaihe 3. Pehmennä ilmaisujasi
Tämä on erityisen tärkeää sähköpostin muistutusosalle. Jos olet ollut jonkin aikaa siitä, kun olet ollut yhteydessä vastaanottajaan, saatat olla sopiva pyytää anteeksi tai anteeksi vain yhteydenottoa muistutuksen vuoksi. Esimerkkejä pehmennetyistä ilmauksista ovat:
- Tiedän, että keskustelustamme on jo aikaa, mutta halusin muistuttaa teitä…
- Asiat ovat olleet niin kiireisiä uuden vauvan kanssa, muistin vain muistuttaakseni sinua…
- Tiedän, että olet ollut kiireinen, joten en halunnut kiusata sinua, mutta halusin lähettää muistutuksen…
Vaihe 4. Ole kohtelias
Jos muistutus on tärkeä, se on helppo kohdata liian voimakkaana. Muista, että vastaanottajalla on asioita elämässään. Muista myös sanoa "kiitos" ja "kiitos" ja vastaavat ilmaukset. Voit sisällyttää kohteliaita lauseita, kuten:
- Anteeksi, että häiritsen sinua, mutta halusin varmistaa…
- Jos voisit vastata tähän sähköpostiin heti kun sinulla on aikaa…
- Kiitos, että käytit aikaa tämän vastauksen lukemiseen. Arvostan sitä.
- Odotan vastaustasi.
Osa 2/3: Tarpeiden kattaminen
Vaihe 1. Käytä aiheriviä
Sinun ei tarvitse kirjoittaa fiksua aiheriviä. Ne, jotka ovat selkeitä ja ytimekkäitä, ovat hyödyllisimpiä. Näiden avulla vastaanottaja tietää yhdellä silmäyksellä sähköpostin tarkoituksen. Joitakin yleisiä vaihtoehtoja ystävälliselle sähköpostimuistutukselle voivat olla:
- Kirjaudutaan sisään
- Nopea muistutus…
- Tuleva matka/tapahtuma/jne.
- Henkilömäärä matkalle/tapahtumaan/jne.
Vaihe 2. Muista sisällyttää muistutus
Kun yrität niin kovasti olla ystävällinen ja kohtelias, voi olla helppoa jättää jotain tärkeää, kuten todellinen muistutus. Aseta muistutus sähköpostin alkuun, pian tervehdyksen ja lyhyen henkilökohtaisen yhteyden jälkeen. Esimerkiksi:
- "Hei siellä, Siitä on aikaa, kun olemme puhuneet, Ben. Miten vaimosi ja lapsesi voivat? Omani pitävät minut melko kiireisenä, mutta halusin tarkistaa kanssasi…”
-
Hei!
Isoäiti, aioin lähettää sinulle viestin. Anteeksi, että olen ollut niin kiireinen. Halusin vain muistuttaa sinua lounaspäivästämme …"
Vaihe 3. Käytä ytimekästä kieltä
Yleensä on totta, että kohtelias kieli käyttää pidempiä ilmaisuja. Esimerkiksi lause "Työskentele kovemmin" olisi kohteliaampi kuin "Se voisi olla hyvä idea, jos työskentelet enemmän." Vaikka nämä pitkät ilmaisut ovat kohteliaita, ne voivat vaikeuttaa sähköpostisi kohdistamista.
Käytä sähköpostisi yksinkertaistettua rakennetta. Tämä voi näyttää tältä: Tervehdys (avaaminen) → Henkilökohtainen yhteys → Muistutus → Valediction (sulkeminen)
Vaihe 4. Muokkaa tarpeettomia tietoja
Kysy itseltäsi jokaisesta lauseesta ja kunkin lauseen osasta: "Onko tämä tarpeen?" Joissakin tapauksissa "välttämätön" voi tarkoittaa jotain yhtä laajaa kuin "Se on välttämätöntä, jotta sähköpostini ei kuulosta kylmältä". Poista sähköpostin tarpeettomat osat.
Yleensä adverbit (kuten "hyvin", "todella", "todella", "äärimmäisen" ja "ehdottomasti") voidaan poistaa, jotta viestistäsi tulee lyhyempi
Vaihe 5. Sulje sähköposti ja kirjoita se
"Valediction" on hieno sana, joka tarkoittaa "jäähyväiset". Valediktioihin kuuluu ilmaisuja, kuten "Paras", "Terveisin", "Sinun todella" ja "Ystävällisin terveisin". Allekirjoituksesi tulee seurata valeditiota. Nämä yleiset huijaukset saattavat kuitenkin tuntua persoonattomilta. Voit kokeilla jotain tällaista:
- Ystäväsi
- Kippis
- Kaikki parhaat
- Hyvää päivän jatkoa
- Tag, sinä se
- Odotan innolla kuulevani sinusta
Osa 3/3: Virheettömän sähköpostin varmistaminen
Vaihe 1. Oikaise sähköpostisi
Jopa sähköpostisi selaaminen kerran tai kahdesti nopeasti poistaa monia yksinkertaisia virheitä, jotka ovat saattaneet hiipiä sen kirjoittamisen aikana. Kun olet kirjoittanut, tarkista sähköpostisi oikeinkirjoituksesta ja kieliopista.
- Monissa sähköpostipalveluissa on ilmainen kieliopin ja oikeinkirjoituksen tarkistus. Näiden laatu riippuu sähköpostipalveluntarjoajastasi. Joissakin tapauksissa nämä tarkistimet eivät ehkä ole kovin tarkkoja.
- Muista tarkistaa aiherivi, tervehdys ja valediction (sulkeminen). Näiden asioiden kiilto on helppoa ja voit keskittyä vain sähköpostisi sisältöön.
Vaihe 2. Lue sähköpostisi ääneen
Jos kirjoitat tärkeää sähköpostia tai haluat todella olla erityisen ystävällinen tai kohtelias jonkun kanssa, lue sähköpostisi alusta loppuun ääneen. Kuulostaako se keskustelulliselta? Jos näin on, sähköpostisi on valmis lähetettäväksi.
Kirjoita lauseet tai kohdat, jotka kuulostavat kömpelöiltä. Käytä parasta harkintaasi arvioidessasi tätä. Tämä vaihtelee henkilöstä riippuen puhumistyylistäsi riippuen
Vaihe 3. Pyydä toista henkilöä katsomaan sähköpostiviesti
Tärkeän viestinnän, kuten liiketoimintaan tarkoitetun, yhteydessä voit halutessasi toisen henkilön tarkistaa muistutuksen ennen sen lähettämistä. Jos olet kirjoittanut ytimekkään sähköpostiviestin, tämä vie yleensä vähän aikaa ja voi auttaa löytämään pienimmätkin virheet.
- Tarkista online -viestipalvelu. Lähetä viesti verkossa olevalle ystävällesi ja kysy esimerkiksi: "Hei, voisitko lukea lyhyen sähköpostiviestin, joka minun on lähetettävä? Se kestää vain hetken."
- Muista ilmaista kiitollisuutesi kaikille, jotka lukevat sähköpostisi. Loppujen lopuksi he tekevät sinulle palveluksen.
