ATTN on sanan "huomio" lyhyt muoto, ja sitä käytetään yleisesti sähköpostiviesteissä ja kirjallisessa kirjeenvaihdossa osoittamaan haluttu vastaanottaja. Paras tapa käyttää ATTN: ää sähköpostikirjeenvaihdossa on sisällyttää tämä aiheriville. Näin on selvää, kenelle viesti on tarkoitettu, ja on todennäköisempää, että sähköpostisi lukee oikea vastaanottaja.
Askeleet
Tapa 1 /3: ATTN: n lisääminen sähköpostiin
Vaihe 1. Aloita otsikkorivi ATTN: llä
Joissakin tapauksissa, kuten työhakemuksessa, sinulla voi olla vain yleinen sähköposti yritykselle, mutta haluat saada tietyn henkilön tai osaston huomion. Paras tapa tehdä tämä on kirjoittaa otsikkokenttään”ATTN: John Smith”.
Vaihtoehtoisesti, jos et tiedä nimiä, voit kirjoittaa”ATTN: Hiring Manager” tai “ATTN: Marketing Department”
Vaihe 2. Sisällytä aiheeseen muita asiaankuuluvia tietoja
Tietyn henkilön tai ihmisryhmän huomion saamisen lisäksi sinun tulee sisällyttää myös muutamia tärkeitä tietoja sähköpostisi sisällöstä. Tämä tekee siitä tarkoituksenmukaisemman, ja se todennäköisesti avataan ja luetaan nopeammin.
Voit esimerkiksi sanoa "ATTN: John Smith re: Content Marking Position"
Vaihe 3. Aloita sähköpostin teksti ATTN -numerolla, kun aiherivi on täynnä
Voit myös sisällyttää ATTN -viestin sähköpostin runkoon tai liitteenä olevaan asiakirjaan. Tällä tavalla kommunikoit edelleen, kenelle viesti on tarkoitettu, ja voit käyttää aiheriviä vain osoittamaan sähköpostin tarkoituksen. Tämä voi olla tarpeen, kun vastaat sähköpostiin ja aiherivi on jo luotu.
- Voit esimerkiksi aloittaa sähköpostin tekstin sanomalla "ATTN: Sandeep Kumar"
- Voit halutessasi sisällyttää ATTN -ilmaisimen sekä sähköpostin otsikkoriviin että tekstiin.
Tapa 2/3: ATTN: n käyttämisen määrittäminen sähköpostiviesteissä
Vaihe 1. Käytä ATTN -numeroa, kun sinulla ei ole halutun vastaanottajan sähköpostiosoitetta
Jos et tiedä tavoitettavan henkilön tai osaston suoraa sähköpostiosoitetta, voit lähettää sähköpostia yrityksen verkkosivustolla olevaan yhteysosoitteeseen. Tämän jälkeen sinun on osoitettava otsikkokenttään ATTN -numerolla, kenelle viesti tulee suunnata.
Vaihe 2. Sisällytä ATTN sisäiseen viestintään
Käytä ATTN -numeroa, kun kirjoitat sisäistä muistiinpanoa, joka voi olla merkityksellinen useille henkilöille osastollasi tai ryhmässäsi, mutta vaatii yhden tai kahden henkilön suoran huomion. Näin pidät edelleen kaikki ajan tasalla, mutta asetat myös etusijalle sen, kenelle viesti suoraan puhuu.
Voit kirjoittaa "ATTN: Mary Smith re: sales tavoitteet", mutta lähettää viestin koko myyntitiimille
Vaihe 3. Osoita, että sähköpostisi on tärkeä käyttämällä ATTN: ää
Voit myös ilmaista, että jokin asia vaatii välitöntä huomiota, käyttämällä otsikossa olevaa lyhennettä ATTN. Voit esimerkiksi kirjoittaa "Palkkalaskelmat vaativat kiireellisen ATTN: n".
Tapa 3/3: Varmista, että sähköpostisi saavat huomiota
Vaihe 1. Sisällytä otsikkorivi
Kun lähetät sähköpostia, on erittäin tärkeää, että lisäät aina otsikkorivin. Tämä on tilaisuus tehdä sähköpostistasi erottuva ja antaa myös joitain tietoja sähköpostin sisällöstä. Sähköposti, joka ei sisällä aiheriviä, poistuu tai häviää todennäköisemmin postilaatikosta, tai se ärsyttää vastaanottajaa, koska hän joutuu avaamaan sähköpostin selvittääkseen, mistä on kyse.
Vaihe 2. Pidä aiherivi lyhyenä
Useimmat sähköpostiviestit paljastavat vain noin 60 merkkiä otsikkoriviltä ja matkapuhelin näyttää vain noin 25-30 merkkiä. Tämän vuoksi sinun tulee pitää aiherivi lyhyenä ja kirjoittaa tärkeimmät tiedot ensin.
Lyhyet lomakkeet, kuten”ATTN” ja “RE”, helpottavat lisäämään lisätietoa aiheriville
Vaihe 3. Kirjoita jotain tarttuvaa
Postilaatikot ovat usein täynnä roskapostia ja mainosmateriaalia, ja monet ihmiset poistavat sähköpostit ennen niiden avaamista. Jos lähetät sähköpostia henkilölle, jota et tunne suoraan, on tärkeää, että sähköpostisi erottuu. Voit kiinnittää vastaanottajien huomion kirjoittamalla tarttuvan ja luovan aiheen.
- Voit kirjoittaa”En halua sinulta mitään”, jos tavoitat jonkun, jota ihailet, mutta et ole koskaan tavannut henkilökohtaisesti. Tämä voi olla esimerkiksi suosikkikirjoittaja tai joku, jota pidät alallaasi.
- Vaihtoehtoisesti voit sanoa "ansaitse enemmän rahaa laajentamalla asiakaskuntaasi". Tästä olisi hyötyä, jos haluat luoda liikesuhteita ja haluat sähköpostiesi avautuvan.
Vaihe 4. Sisällytä tärkeät tiedot
On erittäin tärkeää, että sisällytät aina tärkeitä tietoja sähköpostin sisällöstä. Jos kirjoitat sähköpostia työtoverillesi projektista, muista kirjoittaa projektin otsikko otsikkoriville. Näin työtoverisi tietää mistä on kyse ja voi priorisoida sen tarpeen mukaan.
- Voit myös sanoa jotain "vastausta tarvitaan". Tämä tekee sähköpostistasi todennäköisesti etusijalle.
- Vaihtoehtoisesti”nopea kysymys re: lounaskokouksen” kirjoittaminen saa todennäköisesti huomiota, koska se osoittaa, että se on helppo vastaus.
