Jos työtehtäväsi edellyttää, että otat yhteyttä asiakkaisiin puhelimitse, olet todennäköisesti jättänyt paljon vastaajaviestejä. Mutta mitä sinun pitäisi sanoa piippauksen jälkeen? Se voi olla hermoja raastavaa yrittää muistaa kaikki tarvittavat tiedot, jotka sinun on välitettävä, ja tärkeät yksityiskohdat jätetään huomiotta. Jätä hajanaiset, improvisoidut viestit keksimällä järjestelmä vastaajaviestien jättämiseksi. Käymällä läpi nopean tarkistuslistan päässäsi voit varmistaa, että olet antanut kaikki tiedot, jotka sinun on välitettävä vastaanottajalle, ja parantaa mahdollisuuksiasi saada takaisinsoitto.
Askeleet
Osa 1/3: Tunnista itsesi
Vaihe 1. Käytä oikeaa ääniääntä
Heti kun aloitat viestin tallentamisen, puhu selkeällä, kuuluvalla äänellä. Älä murise tai puhu liian nopeasti. Yritä parhaasi kuulostaa kiinnostuneelta ja energiseltä saadaksesi kuuntelijan huomion. Vaikka vastaanottaja ei näe sinua, yleinen äänesi tulee puhelimitse, joten varmista, että välität oikean.
- Esitä kaikki sanomasi. Huono vastaanotto voi vääristää ääntäsi ja aiheuttaa katkeamisen. Jopa tavallinen puhuva ääni voi sekoittua puhelimessa.
- Puheesi laadun tulee heijastaa asianmukaisesti puhelun tapaa. Esimerkiksi on hyvä kuulostaa innostuneelta, kun jätät vastaajaviestin onnittelemaan veljenpoikaasi lukion valmistumisesta. Jos kuitenkin osoitat surunvalittelua surevalle ystävällesi, pidä sävy juhlallisena ja kunnioittavana.
Vaihe 2. Mainitse nimesi
Anna vastaanottajalle nimesi ensin. Tällä tavalla henkilö, jolle soitat, tietää heti, kuka olet. Yksinkertainen "tämä on (etunimesi)" toimii useimmissa tilanteissa tai enemmän johdanto "minun nimeni on (koko nimi)", jos henkilö, jolle soitat, ei ole tavannut sinua aiemmin. Ystävät ja sukulaiset tunnistavat sinut ilman lisätunnistusta. Jos kyseessä on ammattipuhelu, heillä on nimi, joka liitetään ääniin ja viestiin, mikä auttaa avaamaan henkilökohtaisemman viestintälinjan.
- Tämä vaihe tuntuu itsestäänselvyydeltä, mutta soittajat unohtavat sen usein, kun he asetetaan paikalle.
- Jos sinulla on tehtävänimike tai kuvaus itsestäsi, joka saattaa osoittautua hyödylliseksi vastaanottajalle jatkopuhelussa, kirjoita se nimesi jälkeen eli "Nimeni on tohtori Holdsworth, Sacred Heart Medical Centerin vanhempi radiologi" tai "Tämä on Gloria Carpenter, olen Chloen äiti koulusta."
Vaihe 3. Jätä puhelinnumerosi
Toista puhelinnumerosi heti nimesi jälkeen. Useimmat soittajat odottavat vastaajaviestin loppuun antamaan yhteystietonsa, mutta jos vastaanottaja ei saa sitä ensimmäistä kertaa, heidän on kuunneltava koko viesti uudelleen. Muista puhua hitaasti ja lausua jättäessäsi puhelinnumerosi niin, että se on ymmärrettävää.
- Yksinkertainen tapa tarjota puhelinnumerosi viestin alussa on sanoa jotain "tämä on (nimesi), minun numeroni on (puhelinnumerosi)" tai "nimeni soittaa (numero) numerosta".”
- Soittajan tunnistusominaisuuksien yleisyydestä huolimatta on aina suositeltavaa jättää puhelinnumerosi siltä varalta, että soitettavalle henkilölle ei ole tallennettu numeroa tai pyydät häntä palauttamaan puhelusi toisella alaliittymällä.
Vaihe 4. Muodosta yhteys
Kun ihmiset kuuntelevat liiketoimintaan liittyviä vastaajaviestejä tai tuntemattomien lähettäjien viestejä, ihmiset alkavat epäillä tai kiinnostua, jos he eivät tiedä kuka olet tai miksi soitat. Rauhoita heitä mainitsemalla yhteinen ystävä tai viite, joka on antanut sinulle numeronsa. Jälleen tämä saa puhelun tuntumaan henkilökohtaisemmalta. Vastaaja näyttää vähemmän invasiiviselta, ja saat todennäköisemmin vastauksen.
- Yritä tehdä lyhyt johdanto, joka auttaa kuulijaa, kuten "Sain numerosi Patilta, joka sanoo, että olet kiinnostunut veneen myymisestä".
- Vaikka et soittaisi yrityspuhelua, yhteyden luominen voi auttaa vastaanottajaasi viihtymään. "Tämä on Bob, naapurisi kadun toiselta puolelta" on persoonallisempi kuin "Tämä on Robert Henderson."
Pisteet
0 / 0
Osa 1 Tietokilpailu
Jos jätät viestin ystävälle tai sukulaiselle, miten sinun pitäisi esitellä itsesi?
Vain etunimelläsi.
Tarkalleen! Jos soitat jollekulle, joka tuntee sinut hyvin, hän voi tunnistaa sinut vain etunimesi perusteella. Koko nimesi jättäminen perheenjäsenelle tai ystävälle kuulostaa vain jäykältä ja hankalalta. Lue toinen tietokilpailukysymys.
Pelkällä sukunimelläsi.
Yritä uudelleen! Ellet käytä sukunimeäsi ystäviesi kanssa, on outoa esitellä itsesi tällä tavalla ääniviestissä. Ja monilla perheenjäsenilläsi on todennäköisesti sama sukunimi, joten se ei auta heitä tunnistamaan sinua. Arvaa uudestaan!
Koko nimesi kanssa.
Ei aivan! Sinun pitäisi jättää koko nimesi, jos jätät vastaajaviestin jollekulle, jota et ole koskaan tavannut. Mutta perheenjäsen tai ystävä ei tarvitse koko nimeäsi tunnistaaksesi sinut. Arvaa uudestaan!
Itse asiassa sinun ei tarvitse antaa nimeäsi jollekin, joka tuntee sinut hyvin.
Ei välttämättä! Muista, että puhelimessa puhuminen vääristää ääntäsi. Siksi edes ihmiset, jotka tuntevat sinut hyvin, eivät ehkä tunnista ääntäsi puhelimessa. Valitse toinen vastaus!
Haluatko lisää tietokilpailuja?
Jatka itsesi testaamista!
Osa 2/3: Yrityksesi esittäminen
Vaihe 1. Mieti etukäteen, mitä aiot sanoa
Hanki selkeä käsitys siitä, mitä aiot sanoa, ennen kuin alat jättää vastaajaa. Tästä ei pitäisi olla suurta ongelmaa, jos soitat tiettyyn tarkoitukseen, mutta kuulet piippauksen toisesta päästä ja tiedät, että ne tallennetaan, monet soittajat voivat piirtää tyhjän. Jaa tiedot luettelomerkkeihin ja paina kutakin ennen kuin lopetat puhelun.
- Jos vastaajaviestit ovat erityisen painavia tai tärkeitä, harkitse karkean käsikirjoituksen kirjoittamista etukäteen.
- Jos saat itsesi välimatkoihin, keskity vain nimesi, takaisinsoittonumerosi ja kutsun syyn saamiseen muutamalla sanalla.
- Kuva, jonka lähetät vastaajaan seuraamaan romanttista kiinnostusta eilisen illan treffeistä. Viestisi hahmottaminen henkisesti ennen nauhoittamista voi merkitä eroa viileän, rauhallisen ja kootun ulkonäön ja ärsyttävän, hermostuneen hylyn välillä.
Vaihe 2. Pidä viestisi lyhyenä
Rajoita vastaajaviestisi 20-30 sekuntiin. Harvoin tulee tilaisuus, jossa vastaajaviestin on oltava pidempi. Et halua kyllästyttää vastaanottajaa liian pitkällä, mutkikkaalla johdannolla tai tarinalla. Pysy ytimessä ja ytimessä. Lyhyt viesti voi itse asiassa herättää uteliaisuutta ja suostutella henkilön soittamaan takaisin, jos hän ei ehkä toisin tekisi.
- Toisaalta, jos jätät liian lyhyen vastaajaviestin, vastaanottaja voi pitää sitä merkityksettömänä ja poistaa sen edes kuuntelematta sitä. Tämä on erityisen todennäköistä, jos soitat piilotetusta numerosta.
- Vastaajaviestin jättämisen tarkoitus on pakottaa joku soittamaan sinulle takaisin, ei purkamaan kaikkia tietoja, jotka aiot jakaa heidän kanssaan puhelun aikana.
Vaihe 3. Avaa tärkeimmät tiedot
Ole varovainen ja kerro selkeästi syy, miksi soitat. Jos kosketat vain pohjaa, sano se; jos sinulla on myyntitarjous tai olet tekemässä tapahtumaa tai vahvistat tapaamisen, kerro siitä vastaanottajalle. Kuuntelija menettää nopeasti kiinnostuksensa ja saattaa poistaa viestin, jos et ilmoita hänelle tarkoituksestasi etukäteen.
- Sinulla on vain vähän aikaa saada pointtisi selville. Jos lyö ympäriinsä, kuuntelija voi luopua viestistä ennen kuin he saavat tärkeitä tietoja.
- On paljon parempi toimittaa vaikeita uutisia, kuten "isä on sairaalassa", tyhjä kohta ja käyttää loput viestistä lohduttaa ja selittää, kuin tanssia aiheen ympärillä ja saada kuulijasi huolestumaan.
Vaihe 4. Ole henkilökohtainen ja orgaaninen
Kieltäydy halusta liukua paksuun, yleisen kuuloiseen "puhelimen ääneen". Ole vain kohtelias, ole oma itsesi ja puhu luonnollisesti. Ihmiset voivat kertoa, milloin joku yrittää myydä heille jotain tai päästä eroon tietyllä tavalla, ja he antavat sinulle todennäköisemmin kellonajan, jos heistä tuntuu, että lähestyt heitä tasavertaisesti.
Kuulostaminen käsikirjoitukselta antaa kuulijallesi vaikutelman, että he ovat vain toinen puhelu, joka sinun on tehtävä
Pisteet
0 / 0
Osa 2 Tietokilpailu
Kuinka paljon tietoja sinun pitäisi antaa vastaajan aikana?
Mahdollisimman vähän, esim. Nimesi ja numerosi.
Ei! Älä yritä olla salaperäinen vastaajaan liittyen, varsinkin jos soitat piilotetusta numerosta. Jos olet liian salaperäinen, soittamasi henkilö voi vain poistaa vastaajaviestisi merkityksettömänä. Valitse toinen vastaus!
Riittää, kun selität, miksi heidän pitäisi soittaa sinulle takaisin.
Oikea! Ole ytimekäs, mutta anna soittavalle henkilölle tarpeeksi tietoa tietääksesi miksi soitit. He soittavat sinulle todennäköisemmin takaisin, jos et ole liian pidättelevä tai liian puhelias. Lue toinen tietokilpailukysymys.
Kaikki tiedot, jotka olisit antanut, jos he olisivat ottaneet puhelimen.
Ei oikeastaan! Ääniviestit eivät korvaa koko keskustelua. Jos puhut yli 20 tai 30 sekuntia, soittamasi henkilö kyllästyy tai ärsyyntyy, eikä luultavasti soita sinulle takaisin. Valitse toinen vastaus!
Haluatko lisää tietokilpailuja?
Jatka itsesi testaamista!
Osa 3/3: Kirjautuminen pois
Vaihe 1. Esitä tietty kysymys tai pyyntö
Kun lopetat viestisi, kerro tarkasti, miksi haluat vastaanottajan soittavan sinulle takaisin. Kysy heiltä tarkka kysymys tai tee pyyntö, joka motivoi heitä ottamaan puhelimen. Jos he ovat hämmentyneitä tai epävarmoja aikomuksestasi vastaajaviestisi kuuntelun jälkeen, se ei ole tehnyt tehtäväänsä.
- Kokeile lauseita, kuten "kerro minulle, miten pidit reseptistä, jonka lähetin sinulle" tai "Olen kiinnostunut kuulemaan ajatuksiasi tästä ehdotuksesta".
- Ihmiset ovat motivoituneempia ottamaan yhteyttä, kun olet valinnut heidät pyynnöllä, kuin jos sanot vain "soita minulle takaisin".
Vaihe 2. Muuta nimesi ja yhteystietosi
Sulje viestisi uudelleen antamalla kuulijalle nimesi ja puhelinnumerosi. Toista puhelinnumerosi kahdesti, jotta heillä ei ole mahdollisuutta saada numeroa väärin tai olla kirjoittamatta sitä muistiin. Muista sisällyttää myös kaikki tiedot, jotka voivat olla hyödyllisiä, kun vastaanottaja palauttaa puhelusi, kuten silloin, kun olet ja et ole tavoitettavissa ja paras kellonaika soittaaksesi.
- Puhelinnumeron kirjoittaminen yli kaksi kertaa puhelun lopussa on liiallista, ja sitä voidaan tulkita jopa töykeäksi.
- Voit myös kirjoittaa sukunimesi, jos soittaja ei ole koskaan tavannut sinua aikaisemmin.
- Sinun ei tarvitse huolehtia tästä vaiheesta, jos viestisi on satunnainen ystävälle tai sukulaiselle.
Vaihe 3. Vältä pitkäveteisiä päätyjä
Kun on aika lopettaa puhelu, älä hätkähdä tai pidennä viestiä tarpeettomasti. Ellei se ole henkilökohtainen puhelu rakkaalle, sinun ei tarvitse toivottaa kenellekään ihanaa päivää. Vastaanottajan huomio heikkenee, mitä pidempään vastaajaviesti jatkuu, joten yritä olla menettämättä tarkennusta lopussa. Kiitä heitä ajastasi ja jätä seuraava viestintävaihe heidän tehtäväkseen.
- Ystävälliset sulkemiset, kuten "Odotan kuulevani sinulta", ovat lämpimämpiä ja siksi tehokkaampia kuin yleiset kaupalliset, kuten "hyvää päivää".
- Älä toista tai tiivistä viestiäsi lopussa. Jos vastaanottajan on kuultava tietty tieto uudelleen, hän voi toistaa sen myöhemmin.
Pisteet
0 / 0
Osa 3 Tietokilpailu
Kuinka monta kertaa sinun pitäisi sanoa puhelinnumerosi vastaajaviestin lopussa?
Ei mitään, jos olet sanonut sen viestin alussa.
Ei aivan! Kyllä, sinun tulee antaa numerosi vastaajan alussa. Mutta silloinkin on mahdollisuus, että henkilö unohti sen ensimmäisen kerran, joten on hyvä toistaa se viestisi lopussa. Napsauta toista vastausta löytääksesi oikean…
Kerran
Kiinni! Numeron sanominen kerran viestin lopussa on ehdottomasti parempi kuin olla sanomatta sitä ollenkaan. Mutta mieluiten sinun pitäisi toistaa se useammin kuin kerran varmistaaksesi, että henkilö saa sen. Valitse toinen vastaus!
Kahdesti
Jep! Toista numerosi kahdesti viestisi lopussa. Tämä on ihanteellinen numero varmistaaksesi, että henkilö kuulee sen oikein ilman, että hän tuntee törkeää tai töykeää. Lue toinen tietokilpailukysymys.
Kolme kertaa
Melkein! Sinun ei tarvitse ilmoittaa numeroasi kolme kertaa vastaajaviestin lopussa. Henkilö, jolle soitat, saa numerosi vähemmän toistoja kuin tämä. Ja mikä pahempaa, sen toistaminen kolme kertaa tai useammin saattaa tuntua töykeältä. Kokeile toista vastausta…
Haluatko lisää tietokilpailuja?
Jatka itsesi testaamista!
Video - Käyttämällä tätä palvelua joitakin tietoja voidaan jakaa YouTuben kanssa
Vinkkejä
- Ajattele hetkiä, jolloin olet saanut vastaajaviestejä, jotka ovat saaneet sinut miettimään "mitä tämä henkilö haluaa?" Jätä sellainen vastaajaviesti, jonka haluat vastaanottaa.
- Anna puhelinnumerosi lisäksi sähköpostiosoitteesi tai muu yhteydenottotapa, kun se liittyy viestintään vastaanottajan kanssa.
- Hymy! Se tulee läpi, jopa puhelimitse.
- Muista mainita päivämäärä, jos jaat aikaherkkiä tietoja.
- Jos soitat arkaluonteisesta aiheesta, rajoita vastaajaviestiin sisällytettäviä tietoja siltä varalta, että muut kuulevat sen.
- Hätätilanteen tai luonnonkatastrofin sattuessa käytä lähtevää vastaajaviestiä kertoaksesi ihmisille, että olet kunnossa.
Varoitukset
- Jos yrität saada jonkun soittamaan sinulle takaisin, älä tuo esiin epäonnistuneita puheluyrityksiä. Tämä voi saada sinut näyttämään ärtyneeltä, ja he eivät ole yhtä mukavia käsitellessään sinua.
- Ammatillisissa olosuhteissa sinun tulee aina jättää vastaajaviesti, jos soitettava henkilö ei vastaa. Useiden vastaamattomien puheluiden näkeminen ilman vastaajaviestejä heikentää yrityksesi merkitystä.
