Excel on erittäin hyödyllinen ohjelma, mutta sen eri toiminnot saattavat tuntua ylivoimaisilta! Älä huoli. On paljon vinkkejä ja temppuja, joiden avulla voit suorittaa työn nopeasti. Voit parantaa taitojasi oppimalla uusia temppuja. Voit myös oppia käyttämään pivot -taulukoita tietojen analysoimiseksi paremmin. Käytä lopuksi aikaa uusien toimintojen tutkimiseen. On monia tapoja tulla nopeasti Excel -mestariksi!
Askeleet
Menetelmä 1/4: Temppujen ja ajansäästäjien oppiminen
Vaihe 1. Käytä pikanäppäimiä navigoidaksesi nopeammin
Ota pikanäppäimet käyttöön ja vähennä hiiren käyttämiseen kuluvaa aikaa. Jos esimerkiksi pidät ctrl -näppäintä painettuna samalla, kun napsautat nuolipainiketta, valitset kaikki solut laskentataulukon lopusta. Katso kuinka paljon nopeammin voit työskennellä ilman hiirtä!
- Käännä numerot valuutaksi painamalla ctrl, shift ja $ samanaikaisesti.
- Muunna numerot päivämääriksi painamalla ctrl, shift ja # samanaikaisesti.
- Vaihda sivuja nopeasti pitämällä ctrl -näppäintä painettuna samalla, kun painat sivua ylös tai sivua alaspäin, joka sijaitsee näppäimistön oikeassa yläkulmassa.
- Yleensä Excel for Mac on päivitetty hyvin muistuttamaan Excel for Windowsia. Jos kohtaat ongelmia käyttämällä näitä pikanäppäimiä, voit tarkistaa tietyn ohjelman ohjeet.
Vaihe 2. Siirry Lajittele -valikkoon pikakuvakkeella:
komento, vaihto, r. Excel tarjoaa mukautettuja luetteloita Lajittele -valikossa. Voit halutessasi järjestää tuotteesi toimituksen esimerkiksi viikon, kuukauden tai prioriteetin mukaan. Kun olet siirtynyt tähän valikkoon, voit avata avattavan Lajitteluperuste-ruudun. Siellä näet laajan valikoiman vaihtoehtoja, jotka perustuvat omaan laskentataulukkoosi. Kuinka hyödyllistä se on?
Vaihe 3. Siirry suodatinvalikkoon painamalla alt="Kuva" ja alanuolta
Tämän pikakuvakkeen avulla pääset suodatinvalikkoon vielä nopeammin! Näet avattavat valikot, joiden avulla voit valita, mitä haluat korostaa laskentataulukossasi. Voit myös käyttää useita muita pikanäppäimiä käyttääksesi suodattimia entistä tehokkaammin:
- Kytke suodattimet päälle tai pois painamalla ctrl, shift, L.
- Paina ALT, nuoli alas, jolloin näkyviin tulee Suodatin -pudotusvalikko.
Vaihe 4. Paikanna Pika -analyysi alakulmasta
Voit tehdä perusanalyysin nopeammin tarvitsematta etsiä haluamaasi ominaisuutta. Pika -analyysissa on pieni valikko laskentataulukon oikeassa alakulmassa. Tästä valikosta löydät paljon työkaluja, joita voidaan käyttää datan eri osien yhdistämiseen. Tämä ajan säästäjä estää sinua etsimästä tiettyjä ominaisuuksia-monet niistä ovat tässä valikossa.
Vaihe 5. Etsi uusia kaavioita valitsemalla Lisää> Kaaviot
Kaaviot voivat tehdä datastasi paljon mielenkiintoisempia! Älä jää jumiin samaan vanhaan ympyräkaavioon. Tee vaikutus pomollesi ja piristä tietojasi käyttämällä hierarkkisia kaavioita, kuten puukarttaa. Tämä näyttää tietosi neliönä (koko tietosi), joka koostuu pienistä suorakulmioista, jotka edustavat tietojesi yksittäisiä osia.
Toinen uudempi kaavio on vesiputous, joka havainnollistaa, kuinka tietyt osat vaikuttavat kokonaisuuteen. Löydät tämän myös kaavioista
Vaihe 6. Tee ennusteita yhdellä napsautuksella
Tämä työkalu saa sinut tuntemaan itsesi ammattilaiseksi. Valitse tiedot, jotka haluat analysoida. Siirry Tiedot -välilehteen ja siirry Ennuste -ryhmään. Valitse Ennustearkki ja tutustu valintaikkunan vaihtoehtoihin.
- Voit esimerkiksi valita, näytetäänkö tiedot viiva- tai pylväskaaviona.
- Voit myös valita ennustevaihtoehdon kausiluonteisuuden mukaan.
Tapa 2/4: Pivot -taulukoiden hyödyntäminen
Vaihe 1. Siirry Excelin tietoihin ja valitse Pivot -taulukot
Pivot -taulukoiden hallitseminen voi olla todellinen pelinvaihtaja Excel -käyttäjille. Pivot -taulukot auttavat sinua järjestämään tiedot uudelleen ja katsomaan niitä eri tavoin. Excel täyttää tiedot automaattisesti, mutta voit siirtää niitä haluamallasi tavalla. Kun olet luonut taulukon, voit valita, miten haluat järjestää sen valitsemalla jonkin neljästä vaihtoehdosta:
- Raporttisuodatin, jonka avulla voit tarkastella vain tiettyjä rivejä.
- Sarakeotsikot, jotka voivat toimia otsikoina.
- Rivitunnisteet, joiden avulla voit nimetä rivit.
- Arvo, jonka avulla voit valita, haluatko laskea vai summata tietosi, ja tarjoaa erilaisia muita käsittelyjä.
Vaihe 2. Lisää useita rivejä ja sarakkeita samanaikaisesti
Taulukkoa tarkasteltaessa voit valita, mitkä rivit tai sarakkeet haluat lisätä. Korosta lisättävät rivit/sarakkeet, napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse "Lisää". Tämä säästää aikaa, koska tämä on paljon nopeampaa kuin yksittäisten sarakkeiden tai rivien lisääminen.
Vaihe 3. Korjaa tiedot suodattimilla
Kun napsautat laskentataulukon Tiedot -välilehteä, valitse Suodata. Voit sitten valita, haluatko tarkastella sarakkeita laskevassa vai nousevassa järjestyksessä napsauttamalla sarakkeen otsikon vieressä olevaa nuolta. Voit myös tehdä tämän valitaksesi, mitkä rivit haluat tarkastella.
Vaihe 4. Korosta sarake, jonka haluat siirtää
Joissakin tapauksissa saatat haluta muuttaa tiedot riveistä sarakkeiksi tai päinvastoin. Korosta rivi tai sarake, jota haluat muuttaa, ja napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella. Valitse sitten "Kopioi". Valitse solu, josta haluat aloittaa uuden rivin tai sarakkeen. Napsauta seuraavaksi hiiren kakkospainikkeella ja valitse "Liitä erikoisuus". Uusi vaihtoehto tulee näkyviin ja voit napsauttaa "Transponoi".
Vaihe 5. Korosta rivi tai sarake poistaaksesi kopiot
Jos käytät suurta tietojoukkoa, tiedoissasi saattaa olla paljon toistoja. Valitse rivi tai sarake, jota haluat tarkentaa, ja korosta se. Katso Tiedot -välilehden kohdasta Työkalut ja valitse Poista kaksoiskappaleet.
Ponnahdusikkuna pyytää sinua vahvistamaan, mitä tietoja haluat käsitellä. Valitse jälleen "Poista kaksoiskappaleet"
Tapa 3/4: Uusien kaavojen ja toimintojen lisääminen ohjelmistoosi
Vaihe 1. Käytä Lisää kaava -työkalua
Älä pelkää kokeilla uusia kaavoja. Jos haluat syöttää funktion, korosta solu, joka sisältää toiminnon. Napsauta sitten Laskentataulukon yläreunassa olevan valintanauhan Kaava -välilehteä ja valitse Lisää toiminto. Jos tiedät tarkan kaavan, jota haluat käyttää, voit kirjoittaa sen. Voit myös kirjoittaa avainsanoja, kuten "laskea soluja". Excel voi auttaa sinua löytämään tarvitsemasi kaavan, mikä on todella hyödyllistä.
Vaihe 2. Harjoittele SUMPRODUCTin käyttöä Excelissä
Tätä toimintoa käytetään kertomaan matriiseja tai alueita ja antamaan sinulle tuotteen summa. Syntaksi on: = SUMPRODUCT (array1, [array 2],…)
SUMPRODUCTissa on erilaisia toimintoja. Jos esimerkiksi haluat lisätä tietojen alimmat arvot, voit valita PIENI -toiminnon SUMPRODUCT -toiminnosta
Vaihe 3. Käytä COUNTIF -toimintoa
Tästä on hyötyä, jos haluat määrittää, kuinka monta kertaa numero tai sana näkyy laskentataulukossasi. Kaava on = COUNTIF (alue, ehdot).
Jos esimerkiksi haluat tietää, kuinka usein sana "California" esiintyy, kirjoita = COUNTIF (B: B, "California")
Vaihe 4. Yhdistä tiedot VLOOKUPilla
Voit ajatella, että VLOOKUP on samanlainen kuin puhelinluettelon käyttäminen henkilön nimen käyttämiseksi puhelinnumeron löytämiseen. Tämän toiminnon avulla voit tarkastella yhtä tietoa ja löytää sitä vastaavan arvon samasta tai eri rivistä tai sarakkeesta.
- Saatat huomata, että haluat yhdistää kaksi tai useampia laskentataulukoita yhteen. Varmista ensin, että sinulla on vähintään yksi sarake, joka on täysin identtinen molemmissa laskentataulukoissa. Kaava on: = VLOOKUP (hakuarvo, taulukkotaulukko, sarakkeen numero, [aluehaku]).
-
Esimerkiksi, kun syötät omia muuttujia, se voi näyttää tältä:
- = VLOOKUP (C2, Sheet2! A: B, 2, FALSE)
- Tästä olisi hyötyä, jos sinulla olisi laitteen osanumero ja sinun pitäisi tietää osan hinta.
Tapa 4/4: Lisätietoja muista resursseista
Vaihe 1. Käänny herra Excelin puoleen vaikeiden ongelmien ratkaisemiseksi
Jopa Excel -asiantuntija voi törmätä ongelmiin. Ei se mitään! Excelissä on niin monia ominaisuuksia, että olisi melko vaikeaa tietää ne kaikki. Jos huomaat olevasi jumissa, siirry osoitteeseen www.mrexcel.com. Ensin voit yrittää löytää vastauksen kysymykseesi ilmoitustauluilta. Muista käyttötavoista voi olla apua.
Jos tarvitset asiantuntija -apua, voit rekisteröityä Mr. Excelin kuulemiseen. Saatat joutua käyttämään vähän rahaa, mutta saat todennäköisesti räätälöidyn ratkaisun, joka voi todella auttaa sinua
Vaihe 2. Ota ilmainen online -opetusohjelma
Etsitpä sitten uusia pikakuvakkeita tai haluat vain hämmästyttää pomosi uusilla taidoilla, opetusohjelma voi todella auttaa sinua saamaan jalkasi pystyyn. GCF Learn Free tarjoaa todella perusteellisen kurssin, joka käsittelee erilaisia Excel -ongelmia. Voit oppia käyttämään What-If-analyysiä nopeammin ja nähdä esimerkkejä useiden eri kaavojen käytöstä.
Vaihe 3. Tee nopea Internet -haku löytääksesi luokan alueeltasi
Kirjoita hakukoneeseesi "excel class" ja asuinalueesi. Voit esimerkiksi kirjoittaa "excel class in Chicago". Maksua vastaan voit ilmoittautua henkilökohtaisiin tai online-luokkiin. Voit pyytää asiantuntijaopettajaa näyttämään sinulle uusimmat temput.
Vinkkejä
- Voit ottaa Excel -kursseja verkossa tai henkilökohtaisesti paikallisessa yhteisön oppilaitoksessasi.
- Saatat myös pitää hyödyllisenä ladata joitain Excel -malleja ja harjoitella uusien taitojesi avulla.
