Microsoft Wordin kommenttiominaisuuden avulla useat kirjoittajat voivat kommunikoida keskenään Word -asiakirjan tekstistä. Toimintoa, jota käytetään yhdessä Muutosten seuranta -ominaisuuden kanssa, voi toimittaja selittää kirjoittajalle, miksi hän on tehnyt muutoksia tekstiin, tai pyytää selvennystä tiettyyn kohtaan, johon kirjoittaja voi vastata omien kommenttiensa avulla. Word 2002: n Word -versioissa kommentit näkyvät ilmapalloina asiakirjan oikeassa reunassa Tulostusasettelu- tai Verkkosuunnittelunäkymässä, ja kommentit voidaan näyttää myös tarkistusruudussa. Voit näyttää tai piilottaa nämä kommentit ja lisätä, muokata ja poistaa niitä; alla olevat vaiheet kertovat miten.
Askeleet
Tapa 1/8: Kommenttien näyttäminen
Vaihe 1. Ota käyttöön merkintäominaisuus
Ominaisuuden ottaminen käyttöön riippuu käyttämästäsi Word -versiosta. Word 2003 ja aiemmat versiot käyttävät vanhempaa valikkoa ja työkalupalkin käyttöliittymää, kun taas Word 2007 ja 2010 käyttävät uudempaa valikkoriviliittymää.
- Valitse Word 2003: ssa Näytä -valikosta "Merkintä".
- Napsauta Word 2007: ssä ja 2010: ssä Näytä-merkintä -valikkoa Arvostelut-valintanauhan Seuranta-ryhmän avattavaa valikkoa ja varmista, että Kommentit-vaihtoehto on valittuna.
- Valitsemalla Merkintä Näytä -valikosta uudelleen Word 2003: ssa tai poistamalla valinnan Kommentit -vaihtoehdosta Word 2007: ssä tai 2010: ssä, merkintäominaisuus poistetaan käytöstä ja kommentit piilotetaan.
Vaihe 2. Valitse tarvittaessa oikea näyttö
Kommenttipallot näkyvät vain, kun asiakirja on joko tulostusasettelunäkymässä, Web -asettelunäkymässä tai koko näytön lukunäkymässä Word 2007: ssä ja 2010. Voit vaihtaa näytön seuraavasti:
- Napsauta Word 2003: ssa Näytä -valikosta Tulostusasettelu tai Verkon asettelu.
- Valitse Word 2007- ja 2010 -ohjelmissa Näytä -valikon valintanauhan Asiakirjanäkymät -ryhmästä Tulostusasettelu tai Web -asettelu.
- Jos sinulla ei ole oikeaa näyttönäkymää, kommenttisi eivät näy, mutta tekstin osat, jotka on korostettu kommentoitavaksi, säilyvät korostuksina ja niiden jälkeen näkyy kommentin numero.
Tapa 2/8: Kommenttien lisääminen
Vaihe 1. Valitse tekstin kohta, jota haluat kommentoida
Vedä kohdistin kommentoitavien sanojen päälle tai aseta kohdistin tekstin loppuun.
Vaihe 2. Lisää kommentti
Kun olet valinnut kommenttien lisäämisen Word -versiollesi, oikeanpuoleiseen marginaaliin ilmestyy ilmapallo, joka sisältää nimikirjaimet ja järjestysnumeron, jos olet Tulostusasettelu- tai Web -asettelu -näkymässä. Jos olet normaalinäkymässä tai jäsennysnäkymässä, tarkistusruutuun tulee numero.
- Valitse Word 2003: ssa Lisää -valikosta Kommentti.
- Valitse Word 2007: ssä ja 2010: ssa Uusi kommentti Arvostelut -valintanauhan Kommentit -ryhmästä.
- Jos uusi kommenttisi on olemassa olevien kommenttien välissä, sen jälkeen olevat kommentit numeroidaan uudelleen vastaamaan niiden uusia paikkoja kommenttijärjestyksessä.
Vaihe 3. Kirjoita kommenttisi ilmapalloon
Kaikki tekstin muotoilutoiminnot, kuten lihavointi, kursivointi ja alleviivaus, ovat käytettävissä kommenttitekstissä. Voit myös lisätä hyperlinkkejä kommentteihin.
Tapa 3/8: Vastaaminen olemassa oleviin kommentteihin
Vaihe 1. Valitse kommentti, johon haluat vastata
Vaihe 2. Lisää vastauskommenttisi
Noudata samaa menettelyä kuin kommenttien lisäämisessä kohdassa "Kommenttien lisääminen". Vastauskommentit näyttävät vastaajan tunnisteen ja järjestysnumeron, jota seuraa sen kommentin tunnus ja järjestys, johon vastataan.
Voit vastata aiempiin kommentteihisi. Tämä on hyvä tapa selventää aiempien kommenttiesi sanamuotoa, jos uskot, että alkuperäiset sanasi saatetaan ymmärtää väärin
Tapa 4/8: Kommenttien muokkaaminen
Vaihe 1. Kytke tarvittaessa kommenttinäyttö päälle
Noudata Microsoft Word -versiosi ohjeita "Kommenttien näyttäminen".
Vaihe 2. Napsauta ilmapalloa, jonka kommenttia haluat muokata
Jos et näe kommentin koko tekstiä kommenttipallossa, voit käynnistää tarkistusruudun ja tarkastella kommenttisi koko tekstiä siellä. Katso ohjeet kohdasta "Tarkastusruudun näyttäminen".
Vaihe 3. Tee haluamasi tekstimuutokset
Tapa 5/8: Kommenttien poistaminen
Vaihe 1. Napsauta poistettavaa kommenttia hiiren kakkospainikkeella
Tämä näyttää ponnahdusvalikon.
Vaihe 2. Valitse ponnahdusvalikosta Poista kommentti
Kommenttipallo katoaa, ja sen jälkeisten kommenttien järjestysnumeroita pienennetään yhdellä.
Tapa 6/8: Kommenttien tulostaminen
Vaihe 1. Näytä asiakirja tulostusasettelunäkymässä
Katso ohjeet tämän tekemiseen kohdasta "Kommenttien näyttäminen" oikean näytön näkymän valitsemisesta.
Vaihe 2. Kytke kommenttinäyttö päälle, jos se ei ole vielä päällä
Katso myös kohdasta "Kommenttien näyttäminen" ohjeet Word -versiollesi.
Vaihe 3. Määritä, mitkä kommentit haluat näyttää ja tulostaa
Voit näyttää ja tulostaa kaikkien asiakirjan tarkastajien kommentit tai vain yhden tarkastajan kommentit. Menetelmä vaihtelee hieman Microsoft Word -versiosi mukaan.
- Valitse Word 2003: ssa Näytä -työkaluriviltä Näytä, valitse sitten Tarkastajat ja valitse joko Näytä kaikki tarkistajat, jos haluat näyttää jokaisen arvioijan kommentit, tai valitse tietyn tarkastajan tunniste, joka näyttää vain kyseisen arvostelijan kommentit.
- Valitse Word 2007: ssä ja 2010: ssä Näytä merkintä Tarkastus -valintanauhan Seuranta -ryhmästä ja valitse joko Kaikki tarkastajat Tarkastajat -alivalikosta, jos haluat näyttää jokaisen arvioijan kommentit, tai valitse tietyn tarkastajan tunniste, joka näyttää vain kyseisen arvostelijan kommentit.
Vaihe 4. Tulosta asiakirja
Avaa Tulosta -valintaikkuna Word -versiossa ja valitse "Asiakirja, jossa on merkintä", jos haluat tulostaa valitut kommentit asiakirjan kanssa.
- Pääset Word 2003: n Tulosta -valintaikkunaan valitsemalla Tiedosto -valikosta Tulosta.
- Pääset Word 2007: n Tulosta -valintaikkunaan napsauttamalla vasemmassa yläkulmassa olevaa Microsoft Office -painiketta ja valitsemalla valikosta "Tulosta".
- Pääset Word 2010: n Tulosta -valintaikkunaan napsauttamalla Tiedosto -välilehteä ja valitsemalla "Tulosta" sivun vasemman reunan Tiedosto -valikosta.
- Jos haluat tulostaa asiakirjan ilman kommentteja, valitse Tulosta -valintaikkunasta "Asiakirja".
Tapa 7/8: Tarkastusruudun näyttäminen
Vaihe 1. Avaa tarkistusruutu
Tapa tehdä tämä riippuu Microsoft Word -versiosta.
- Valitse Word 2003: ssa Tarkastelu -työkalurivin Tarkastusruutu. (Jos Tarkistustyökalurivi ei ole vielä näkyvissä, valitse Näytä -valikosta Työkalurivit ja valitse sitten Tarkistelu.)
- Valitse Word 2007: ssä ja 2010: ssä Tarkastus -valintanauhan Seuranta -ryhmästä Tarkastusruutu ja valitse Tarkastusruutu Pystysuora, jos haluat näyttää asiakirjan asiakirjan vieressä, tai Tarkastusruutu Vaakasuunnassa, jos haluat näyttää asiakirjan alla olevan ruudun.
Vaihe 2. Sulje tarkistusruutu, kun olet valmis
Napsauta "X" oikeassa yläkulmassa.
Tapa 8/8: Kommenttitunnisteen muuttaminen
Vaihe 1. Avaa Asetukset- tai Sana -asetukset -valintaikkuna
Microsoft Word käyttää käyttäjänimeä ja nimikirjaimia, joita sinua pyydettiin antamaan Microsoft Officen asennuksen yhteydessä. (Jos et antanut omaa nimeäsi ja nimikirjaimiasi tällä hetkellä, Word ja muut Office -ohjelmat käyttävät nimeä "Omistaja" ja alkukirjainta "O.") Voit muuttaa nimen ja nimikirjaimet asennuksen jälkeen Asetukset -valintaikkunassa Word 2003 tai Word 2007- ja Word 2010 -ohjelman Word -asetukset -valintaikkuna.
- Valitse Word 2003: ssa Työkalut -valikosta Asetukset. Valitse Käyttäjätiedot -välilehti.
- Napsauta Word 2007: ssä Microsoft Office -painiketta ja valitse Word -asetukset. Voit myös valita Vaihda käyttäjänimi -valikon Tarkastus -valintanauhan Seuranta -ryhmän pudotusvalikosta Seuraa muutoksia.
- Napsauta Word 2010: ssä Tiedosto -välilehteä ja valitse Asetukset Tiedosto -valikosta vasemmasta reunasta. Voit myös valita Muuta käyttäjänimeä Tarkastus -valintanauhan Seuranta -ryhmän avattavasta Jäljitä muutokset -valikosta.
Vaihe 2. Kirjoita nimesi ja nimikirjaimesi Microsoft Office -kopion mukauttamiseen
Vaihe 3. Napsauta OK
Tämä sulkee Wordin asetukset -valintaikkunan ja muuttaa käyttäjänimesi ja nimikirjaimesi.
Vaikka nimikirjainten vaihtamisen jälkeen tekemäsi kommentit heijastavat uutta tunnistetta, ennen muutosta tehdyissä kommenteissa näkyy edelleen aiemmin käyttämäsi tunniste
Video - Käyttämällä tätä palvelua joitakin tietoja voidaan jakaa YouTuben kanssa
Vinkkejä
- Kommentit on värikoodattu arvioijan henkilöllisyyden ja niiden luomisen mukaan. Alustavat kommentit näkyvät yleensä punaisina, kun taas viimeisimmän arvioijan ennen nykyistä tarkastajaa näyttämät kommentit näkyvät yleensä sinisenä.
- Voit tunnistaa kommentoijan koko nimen ja kommentin päivämäärän asettamalla hiiren osoittimen kommenttipalloon. Tiedot näkyvät työkaluvihjeessä.
