Kuittaussähköposti ilmoittaa toiselle henkilölle, että olet saanut viestin tai pyynnön, vaikka et pystyisikään vastaamaan heti. Vaikka sinun ei tarvitse lähettää kuittausta jokaisesta saamastasi henkilökohtaisesta sähköpostista, sinun on vastattava ammatti- tai yritysympäristössä, kun sinua pyydetään suoraan. Jos sinun tarvitsee vain kertoa toiselle henkilölle, että olet saanut sähköpostiviestin, lähetä lyhyt kuittaus. Jos henkilö pyysi palvelua tai tilasi tuotteen, anna lisätietoja siitä, milloin odottaa vastausta tai miten ongelmat ratkaistaan.
Askeleet
Tapa 1 /2: Sähköpostin vastaanottamisen vahvistaminen
Vaihe 1. Vastaa, jos olet luettelossa Vastaanottaja: -rivillä tai nimetty viestissä
Tarkista sähköpostin yläosasta, onko lähettäjä lisännyt sähköpostiosoitteesi Vastaanottaja: -riville. Jos sinua ei ole luettelossa, skannaa sähköpostin teksti ja tarkista, näkyykö nimesi missä tahansa. Jos näet nimesi, lähetä kuittaus, koska sinulle on osoitettu suoraan.
Jos sähköpostiosoitteesi on vain sähköpostin "CC" -rivillä, mutta sinua ei mainita tekstissä, sinun ei tarvitse lähettää kuittausta, koska viesti on todennäköisesti lähetetty suurelle joukolle ihmisiä
Varoitus:
Vältä roskapostiviestien hyväksymistä, koska ne voivat edelleen lähettää sinulle sähköpostiviestejä, jos vastaat niihin.
Vaihe 2. Osoita lähettäjälle tervehdyksessä nimen mukaan
Aloita tervehdys sähköpostisi yläreunasta, jotta toinen näkee sen heti avatessaan sen. Käytä muodollista tervehdystä, kuten "Hei" tai "Rakas", jota seuraa heidän nimensä. Jos vastaat esimiehelle tai jollekulle, jota et tunne, käytä hänen otsikkoa ja sen jälkeen sukunimeä. Jos tunnet toisen hyvin, voit käyttää hänen etunimeään.
Voit esimerkiksi tervehtiä "Hei rouva Davis" tai "Rakas Jonathan"
Vaihe 3. Mainitse lyhyesti, että olet lukenut sähköpostin
Käytä vain muutamia lauseita kuittauksellesi, jotta se ei vaikuta liian sanalliselta. Kiitos henkilölle sähköpostin lähettämisestä tai kerro hänelle, että sait hänen viestinsä. Jos on erityisiä yksityiskohtia, muotoile ne aloituslauseissasi osoittaaksesi, että olet lukenut heidän viestinsä.
- Voit esimerkiksi kirjoittaa esimerkiksi: "Kiitos, että lähetit minulle viestin ensi viikon kokouksesta" tai "Olen vastaanottanut sähköpostisi ja lukenut sen uudesta mahdollisesta asiakkaastamme".
- Jos sinulla ei ollut aikaa lukea sähköpostiviestejä, voit sanoa esimerkiksi:”Kiitos yhteydenotostasi. Olen vastaanottanut viestisi ja luen sen läpi heti kun voin.”
Vaihe 4. Anna arvioitu vastausaika, jos sähköpostissa on pyyntö tai kysymys
Jos sinulla on aikaa vastata täysin välittömästi, tee se mahdollisimman pian, jotta voit osoittaa, että olet luotettava ja luotettava. Muussa tapauksessa anna aikaraja, jolloin toinen henkilö voi odottaa sinulta uutta viestiä, jotta hän ei usko, että ohitat hänet. Varo liikaa lupaamasta, kuinka pian voit vastata, jos luulet, että se voi kestää kauemmin.
- Voit esimerkiksi sanoa: "Voin saada sinulle nämä tiedot kahden päivän kuluessa" tai "Otan yhteyttä myöhemmin tänään keskustelemaan asiasta lisää."
- Jos et tiedä, kuinka kauan vastaaminen kestää, käytä "Otan sinuun yhteyttä mahdollisimman pian, jos sinulla on kysyttävää tai kommentteja".
- Jos sähköpostissa ei ole pyyntöä tai ongelmaa, joka sinun on käsiteltävä, sinun ei tarvitse vastata aikataululla.
Vaihe 5. Lopeta sähköpostiviesti sulkemalla ja nimesi ennen sen lähettämistä
Käytä sähköpostisi virallista sulkemista, kuten "Paras" tai "Kiitos vielä kerran", jotta viesti kuulostaa ammattimaisemmalta. Kirjoita nimesi sulkemisen jälkeen, jotta voit lopettaa viestisi. Varmista, että kaikki on kirjoitettu oikein, ennen kuin napsautat Lähetä -painiketta.
- Voit esimerkiksi kirjoittaa: "Paras, Beth" tai "Kiitos vielä kerran, Travis".
- Voit myös antaa puhelinnumeron tai vaihtoehtoisen sähköpostiosoitteen nimesi jälkeen, jos haluat antaa toiselle henkilölle toisen tavan ottaa sinuun yhteyttä.
Vaihe 6. Saat täydellisen vastaussähköpostin mahdollisimman pian
Jos alkuperäisessä sähköpostissa oli pyyntö tai kysymys, kirjoita täydellinen vastaus, kun pystyt. Käsittele kaikki viestin huolenaiheet tai kysymykset kokonaisuudessaan osoittaaksesi, että olet käyttänyt aikaa niiden viestin käsittelyyn. Säilytä kohtelias ja positiivinen sävy koko viestin ajan, jotta heidän kanssaan säilyy hyvä ohjelmisto.
Jos tarvitset enemmän aikaa, esimerkiksi jos odotat raporttia tai asiakirjaa, yritä lähettää jatkosähköposti, jossa on päivitys ja uusi aikataulu, jotta toinen ei luule, että olet unohtanut heidät
Tapa 2/2: Yrityspalveluihin ja tilauksiin vastaaminen
Vaihe 1. Kirjoita sähköpostiviestin yläosaan sen henkilön nimi, jonka kanssa otat yhteyttä
Aloita virallisella tervehdyksellä, kuten "Hei" tai "Rakas", säilyttääksesi viestisi ammattimaisen sävyn. Jos et tunne henkilöä hyvin, käytä virallista nimeä ja sukunimeä. Jos tunnet henkilön paremmin tai hän antaa etunimensä, voit osoittaa sen sen sijaan.
Voit esimerkiksi kirjoittaa tervehdyksesi "Hyvä herra Christensan" tai "Hei Dana"
Vaihe 2. Kiitä henkilöä ja mainitse hänen pyytämänsä tuote tai palvelu
Ilmaise aitoa kiitollisuutta henkilöä kohtaan sähköpostisi alussa. Toista samassa lauseessa tuote, jonka henkilö tilasi tai mitä kysymyksiä tai huolenaiheita hän mainitsi aiemmassa kirjeenvaihdossa. Näin henkilö tunnistaa, että käytit aikaa hänen aiempien viestiensä lukemiseen tai käsittelyyn.
Voit esimerkiksi sanoa: "Kiitos, että tilasit 2 suklaarasiaa myymälästämme" tai "Arvostamme, että otit yhteyttä hakemasi työpaikan suhteen."
Vaihe 3. Anna henkilölle aikataulu, jolloin hän odottaa vastausta tai toimitusta
Mainitse seuraavassa lauseessa, kuinka kauan kestää, että toinen henkilö kuulee sinusta, jotta he eivät tunne, että olet unohtanut heidät. Varmista, että antamasi aikataulu on tarkka ja rehellinen, tai muuten he voivat järkyttyä, jos he eivät kuule sinusta.
Voit esimerkiksi sanoa: "Voit odottaa paketin saapuvan 3 arkipäivän kuluessa" tai "Odota 1-2 arkipäivää, ennen kuin voimme vastata."
Muunnelma:
Jos et tiedä, kuinka kauan vastaaminen kestää, sano esimerkiksi: "Otamme sinuun yhteyttä mahdollisimman pian käsitelläksesi huolesi."
Vaihe 4. Anna ehdotuksia, jos sinulla on ongelmia, joita et voi ratkaista sähköpostitse
Jos et voi ratkaista heidän ongelmaansa suoraan, yritä suositella muita vaihtoehtoja, jotka voisivat olla hyödyllisempiä. Säilytä kohtelias ja ymmärtäväinen sävy koko viestin ajan, jotta se ei kuulosta negatiiviselta tai vilpilliseltä. Yritä antaa henkilölle mahdollisimman paljon yksityiskohtia, jotta hän voi ryhtyä seuraaviin toimiin ongelmiensa ratkaisemiseksi.
Voit esimerkiksi sanoa:”Ikävä kuulla, että rahan siirtämisellä pankkitilillesi on ongelma. Yritä selata usein kysyttyjä kysymyksiä ja tarkistaa, onko ongelma ratkaistu. Muussa tapauksessa sinun on ehkä käytävä pankissasi ja puhuttava tilisi hallinnoijan kanssa vahvistaaksesi tapahtumasi.”
Vaihe 5. Jätä yhteystiedot sähköpostin alaosaan
Lopeta sähköpostisi virallisella sulkemisella, kuten "Paras" tai "Kiitos vielä", joten päätät viestin hyvällä tavalla. Muista lisätä nimesi sulkemisen jälkeen. Jos haluat antaa toiselle henkilölle mahdollisuuden ottaa sinuun yhteyttä, voit myös jättää puhelinnumeron, vaihtoehtoisen sähköpostiosoitteen tai verkkosivuston nimesi jälkeen.
