Käyttämällä luomasi sääntöä Outlook voi tutkia jokaisen saamasi viestin tiettyjen ominaisuuksien perusteella ja lähettää sitten edelleen tai uudelleenohjata kaikki ominaisuudet vastaavat viestit toiselle sähköpostitilille. Tämän menetelmän avulla voit myös säilyttää kopion jokaisesta säännön välittämästä viestistä.
Askeleet
Tapa 1/3: Outlook 2010
Vaihe 1. Käynnistä Microsoft Outlook
Klikkaa Tiedosto välilehti ja napsauta sitten Hallitse sääntöjä ja hälytyksiä.
Vaihe 2. Määritä, mihin tiliin sääntöä sovelletaan
Alkaen Ota muutokset käyttöön tässä kansiossa luettelosta, napsauta tiliä, jolle haluat ottaa uuden säännön käyttöön.
Vaihe 3. Luo uusi sääntö
Klikkaa Uusi sääntö… päällä Sähköpostin säännöt välilehti.
Vaihe 4. Aloita puhtaalta pöydältä
Alkaen Ohjattu sääntöjen luominen, alla Aloita tyhjästä säännöstä -osiossa, napsauta Käytä sääntöä saamiini viesteihinja napsauta sitten Seuraava jatkaa.
Vaihe 5. Aseta ehdot laukaisemaan sääntö
Napsauta valintaruutua vieressä ihmisiltä tai julkiselta ryhmältäja sitten sen alareunassa Ohjattu sääntöjen luominen ikkunassa, napsauta ihmisiä tai julkista ryhmää linkki. A Säännön osoite ikkuna tulee näkyviin. Kirjoita kohdistetut lähettäjät kohtaan Alkaen-> syöttökenttä, napsauta OKja napsauta sitten Seuraava.
Vaihe 6. Anna se eteenpäin
Ota Ohjattu säännöt -ikkunassa käyttöön vieressä oleva valintaruutu välitä se ihmisille tai julkiselle ryhmälle ja sitten sen alareunassa Ohjattu sääntöjen luominen napsauta ikkunassa ihmisiä tai julkista ryhmää linkki. A Säännön osoite ikkuna tulee näkyviin. Kirjoita vastaanottajan sähköpostiosoite ja napsauta OK.
Vaihe 7. Tarkista sääntö
Näet säännön kuvauksen alareunassa Ohjattu sääntöjen luominen ikkuna. Varmista, että se on oikein, ja napsauta sitten Viedä loppuun.
Vaihe 8. Käytä sääntöä
Kohteessa Sääntö ja hälytykset ikkuna, napsauta OK soveltaa tätä sääntöä.
Tapa 2/3: Outlook 2007
Vaihe 1. Käynnistä Microsoft Outlook
Klikkaus Sähköposti kohdassa Siirtymisruutu, sitten Työkalut valikko, napsauta Säännöt ja hälytykset.
Vaihe 2. Määritä, mihin tiliin sääntöä sovelletaan
Jos Outlook-sähköpostiprofiilissasi on useampi kuin yksi sähköpostitili, sitten Ota muutokset käyttöön tässä kansiossa napsauta luetteloa Saapuneet johon haluat uuden säännön sovellettavan.
Vaihe 3. Luo uusi sääntö
Aloita napsauttamalla Uusi sääntö.
Vaihe 4. Määritä, milloin viestit tarkistetaan
Alla Aloita tyhjästä säännöstä, klikkaus Tarkista viestit, kun ne saapuvat ja napsauta sitten Seuraava.
Vaihe 5. Täytä kriteerisi
Alla Vaihe 1: Valitse ehto (t), valitse valintaruutu jokaiselle vastaavalle ehdolle, jota haluat soveltaa saapuvaan viestiin.
Vaihe 6. Muokkaa kuvausta
Napsauta alleviivattua arvoa, joka vastaa alla olevaa ehtoa Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausta ja valitse sitten tai kirjoita tarvittavat tiedot.
Napsauta Seuraava
Vaihe 7. Valitse vastaanottaja
Alla Vaihe 1: Valitse toiminto (t), Valitse välitä se ihmisille tai jakelulistalle valintaruutu.
- Klikkaus ihmisiä tai jakelulistaa alla Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausta.
- Kaksoisnapsauta nimeä tai jakeluluetteloa, johon haluat lähettää viestit.
- Klikkaus OK ja napsauta sitten Seuraava kahdesti.
Vaihe 8. Nimeä sääntösi
Kirjoita nimi alle Vaihe 1: Määritä tämän säännön nimi.
Vaihe 9. Suorita sääntö
Voit suorittaa tämän säännön kansioissa jo oleville viesteille. Valitse Suorita tämä sääntö nyt kansiossa oleville viesteille valintaruutu.
Vaihe 10. Jos haluat soveltaa tätä sääntöä kaikkiin sähköpostitileihisi ja postilaatikoihisi, valitse Luo tämä sääntö kaikille tileille -valintaruutu
Tämä vaihtoehto näkyy harmaana, jos sinulla ei ole useampaa kuin yhtä sähköpostitiliä tai Saapuneet-kansiota.
Vaihe 11. Napsauta Valmis
Tapa 3/3: Outlook 2003
Vaihe 1. Käynnistä Microsoft Outlook
Kohteessa Siirtymisruutu päällä Työkalut valikko, napsauta Säännöt ja hälytykset.
Vaihe 2. Määritä, mihin tiliin sääntöä sovelletaan
Jos Outlook -profiilissasi on useita sähköpostitilejä, napsauta Saapuneet kohdassa Ota muutokset käyttöön tässä kansiossa luettelo, johon haluat säännön sovellettavan.
Vaihe 3. Luo uusi sääntö
Aloita napsauttamalla Uusi sääntö.
Klikkaus Aloita tyhjästä säännöstä.
Vaihe 4. Määritä, milloin viestit tarkistetaan
Klikkaus Tarkista viestit, kun ne saapuvat. Tämä on alla Vaihe 1: Valitse, milloin viestit tulee tarkistaa.
Klikkaus Seuraava.
Vaihe 5. Valitse sopivat valintaruudut
Nämä löytyvät kunkin ehdon vierestä, jonka haluat saapuvan viestin vastaavan Vaihe 1: Valitse ehto (t).
Vaihe 6. Muokkaa kuvausta
Alla Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausta, napsauta ehtoa vastaavaa alleviivattua arvoa ja valitse tai kirjoita tarvittavat tiedot.
Klikkaus Seuraava.
Vaihe 7. Valitse vastaanottajat
Valitse välitä se ihmisille tai jakelulistalle valintaruutu Vaihe 1: Valitse toiminto (t).
- Klikkaus ihmiset tai jakelulista Alla Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausta
- Kaksoisnapsauta nimeä tai jakeluluetteloa, johon haluat lähettää viestit, ja napsauta sitten OK.
- Klikkaus Seuraava kahdesti
Vaihe 8. Lopeta
Kirjoita nimi alle Vaihe 1: Määritä tämän säännön nimi.
Klikkaus Viedä loppuun
Vinkkejä
- Voit luoda sähköpostiviestejä, joilla on rajoitettu lupa, käyttämällä Information Rights Management -ohjelmaa vain Microsoft Office Professional Editionsissa.
- Huomautus: Tässä artikkelissa ei käsitellä saapuvan sähköpostin edelleenlähettämistä. Myös yritysympäristöissä voi olla erityisiä sääntöjä viestien automaattisesta edelleenlähettämisestä. Jos käytät Exchangea/MAPI: ta edelleenlähettämiseen ulkoisiin sähköpostiosoitteisiin, Exchange-palvelimessa on asetus, joka voi estää tämän, ja sinun on ehkä keskusteltava järjestelmänvalvojiesi kanssa, jotta voit sallia edelleenlähetyksen.
- Voit välittää tai ohjata minkä tahansa vastaanottamasi viestin - paitsi jos lähettäjä on estänyt vastaanottajia jakamasta viestin sisällön muiden ihmisten kanssa tietojen oikeuksien hallintaa (IRM). Vain alkuperäinen lähettäjä voi poistaa viestin rajoitetun käyttöoikeuden.
