Monet yritykset käyttävät Microsoft Exceliä osaston tai yrityksen kokonaiskustannusten seurantaan. Koska Excel on nyt usein mukana Windows -käyttöjärjestelmää käyttävissä tietokoneissa, voit käyttää sitä laskujen seurantaan, jos sinulla on Excel kotitietokoneessasi. Saatavilla on useita malleja Microsoftin ja muiden verkkosivustojen kulujen seuraamiseen, ja Excelin uusimmat versiot sisältävät mallin laskujesi seuraamiseen esiasennettujen mallien joukosta. Voit myös määrittää oman laskentataulukon laskujesi seuraamiseksi Excelissä. Seuraavassa on ohjeet molemmille lähestymistavoille.
Askeleet
Tapa 1 /2: Excel -mallin käyttäminen
Vaihe 1. Valitse esiasennettu malli
Excelin uusimmat versiot sisältävät mallin henkilökohtaisten kulujen seurantaan sekä yleisten yrityssovellusten malleja. Voit käyttää näitä malleja ja käyttää niitä laskujesi seuraamiseen Excelissä.
- Valitse Excel 2003: ssa "Uusi" "Tiedosto" -valikosta. Valitse "Uusi työkirja" -tehtäväruudusta "Oma tietokone" nähdäksesi "Mallit" -valintaikkunan.
- Valitse Excel 2007: ssä "Uusi" "Tiedosto" -painikevalikosta. Tämä näyttää "Uusi työkirja" -valintaikkunan. Valitse "Asennetut mallit" vasemman ruudun "Mallit" -valikosta. Valitse keskimmäisen ruudun Asennetut mallit -kohdasta "Henkilökohtainen kuukausibudjetti" ja napsauta "Luo".
- Napsauta Excel 2010: ssä "Tiedosto" -välilehteä ja valitse sitten "Uusi" "Tiedosto" -valikosta. Valitse "Mallimalleja" "Käytettävissä olevat mallit" -ruudun yläosasta ja valitse sitten "Henkilökohtainen kuukausibudjetti" näytemallien näytöstä ja napsauta "Luo".
Vaihe 2. Valitse online -malli
Jos henkilökohtainen budjettimalli, joka on esiasennettu Microsoft Excelin kanssa, ei toimi kulujen seurantaan, voit valita mallin verkossa. Voit joko ladata mallin kolmannen osapuolen sivustolta tai muodostaa yhteyden Microsoft Office Onlineen Excelin avulla.
- Excel 2003: lle voit valita sopivan mallin Microsoft Office Online -kirjastosta osoitteessa https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Täältä löydät myös Excelin myöhempiin versioihin tarkoitettuja malleja.)
- Valitse Excel 2007: ssä "Budjetit" "Uusi työkirja" -valintaikkunan Microsoft Office Online -osiosta. Sinulla on oltava toimiva Internet -yhteys, jotta voit muodostaa yhteyden Office -verkkomallikirjastoon.
- Valitse Excel 2010: ssä Käytettävissä olevat mallit -ruudun Office.com -osiosta Budjetit. Sinulla on oltava toimiva Internet -yhteys, jotta voit muodostaa yhteyden Office -verkkomallikirjastoon.
Vaihe 3. Kirjoita tietosi asianmukaisiin soluihin
Tarkat tiedot riippuvat käyttämästäsi laskentataulukkomallista.
Vaihe 4. Tallenna laskentataulukko
Voit joko käyttää laskentataulukon mallin nimeä tai muuttaa sen mielekkäämmäksi. Nimen ja vuoden lisäämisen olemassa olevaan tiedostonimeen pitäisi riittää.
Tapa 2/2: Suunnittele oma kuluja seurannut laskentataulukko
Vaihe 1. Avaa Excel
Vaihe 2. Kirjoita laskentataulukon nimi soluun A1
Käytä mielekästä nimeä, kuten "Henkilökohtainen budjetti", "Henkilökohtaisten kulujen seuranta" tai jotain vastaavaa. (Sulje pois lainausmerkit kirjoittaessasi nimeä; niitä käytetään tässä vain osoittamaan, että nimet ovat esimerkkejä.)
Vaihe 3. Kirjoita sarakkeiden otsikot riville 2
Ehdotettuja nimikkeitä ja järjestystä ovat "Päivämäärä", "Maksunsaajan luokka" (tai "Maksaja"), "Muistio", "Kulut", "Tulot" (tai "Tulot" tai "Talletus") ja "Saldo". Kirjoita nämä otsikot soluihin A2 - G2; saatat joutua säätämään sarakkeiden leveyksiä vastaamaan pitkiä sarakkeiden otsikoita tai merkintöjä.
Kun olet määrittänyt laskentataulukon otsikon ja sarakkeen otsikot, käytä "Jäädytä ruudut" -toimintoa, jotta nämä otsikot pysyvät näytön yläreunassa samalla kun vierität merkintöjäsi. Pysäytysruudut sijaitsevat Excel 2003: n ja aiempien versioiden Näytä -valikossa ja Excel 2007- ja 2010 -valikon Näytä -valikkorivin Ikkuna -ryhmässä
Vaihe 4. Kirjoita ensimmäinen kuluerä rivin 3 soluihin
Vaihe 5. Anna saldokaava soluun G3
Koska tämä on ensimmäinen saldotie, saldo määritetään ottamalla huomioon kulujen ja tulojen välinen ero. Tämän määrittäminen riippuu siitä, haluatko tarkastella kuluja vai käteistä.
- Jos asetat laskentataulukon katsomaan ensisijaisesti kuluja, saldokaava olisi = E3-F3, jossa E3 on kulua edustava solu ja F3 tuloja edustava solu. Kun määrität kaavan tällä tavalla, kokonaiskustannuksistasi tulee positiivinen luku, joka on helpompi ymmärtää.
- Jos asetat laskentataulukon pitämään käynnissä olevan välilehden käteiselläsi, saldokaava olisi = F3-E3. Laskentataulukon asettaminen tällä tavalla näyttää saldon positiivisena, kun kassavirtasi ylittää kulut, ja negatiivisen, kun sinulla on enemmän kuluja kuin tuloja.
Vaihe 6. Kirjoita toinen kuluerä rivin 4 soluihin
Vaihe 7. Anna saldokaava soluun G4
Koska toinen ja seuraavat merkinnät säilyttävät juoksevan saldon, sinun on lisättävä menojen ja tulojen erotuksen tulos edellisen merkinnän saldon arvoon.
- Jos asetat laskentataulukon tarkastelemaan ensisijaisesti kulujasi, saldokaava olisi = G3+(E4-F4), jossa G3 on edellisen saldon edustava solu, E4 on kulua edustava solu ja F4 on solu edustavat tuloja.
- Jos asetat laskentataulukon pitämään käynnissä olevan välilehden käteiselläsi, saldokaava olisi = G3+(F4-E4).
- Suluissa olevien kulujen ja tulojen välisen erotuksen solujen ympärillä ei tarvita; ne sisältyvät vain kaavan käsitteen selkeyttämiseksi.
- Jos haluat pitää solun, jossa saldo on tyhjä, kunnes täydellinen merkintä on tehty, voit käyttää IF -lauseketta kaavassa, joten jos päivämäärää ei ole syötetty, saldosolu ei näytä arvoa. Toisen kaavan kaava on = IF (A4 = "", "", G3+(E4-F4)), jos laskentataulukko on asetettu seuraamaan kuluja, ja se lukee = IF (A4 = " "," ", G3+(F4-E4)), jos asetat laskentataulukon näyttämään käteisellä olevat varat. (Voit jättää kulut ja tulot sisältävien solujen ympäriltä sulut pois, mutta et ulkopuolisia sulkuja.)
Vaihe 8. Kopioi saldokaava muihin sarakkeen G sarakkeisiin (Saldo -sarake)
Napsauta hiiren kakkospainikkeella solua G3 ja valitse "Kopioi" ponnahdusvalikosta; valitse sitten sarakkeen alla olevat solut vetämällä. Napsauta hiiren kakkospainikkeella valittuja soluja ja valitse "Liitä" ponnahdusvalikosta liittääksesi kaava valittuihin soluihin. (Valitse Excel 2010: ssä joko Liitä tai Liitä kaavat -vaihtoehto ponnahdusvalikosta.) Kaava päivittää automaattisesti soluviittaukset osoittamaan kulu-, tulo- ja päivämääräviitteet (jos käytössä) nykyiseltä riviltä ja saldon viite nykyisen rivin yläpuolella olevasta rivistä.
Vaihe 9. Tallenna laskentataulukko
Anna laskentataulukolle mielekäs nimi, kuten "Kulujen seuranta.xls" tai "Henkilökohtainen budjetti.xls". Kuten mallipohjaisen budjettilaskentataulukon kohdalla, sinun kannattaa lisätä nimesi ja vuosi tiedostonimeen. (Huomaa jälleen, että lainausmerkkejä käytetään vain esimerkkien nimien näyttämiseen, eikä niitä saa kirjoittaa. Et myöskään kirjoita tiedoston jälkiliitettä; Excel tarjoaa sen sinulle.)
Excel 2003 ja vanhemmat tallentavat laskentataulukkotiedostot vanhempaan.xls-muotoon, kun taas Excel 2007 ja 2010 tallentavat laskentataulukot uudempaan XML-pohjaiseen ".xlsx" -muotoon, mutta voivat myös lukea ja tallentaa laskentataulukoita vanhemmassa.xls-muodossa. Jos sinulla on useita tietokoneita ja aiot säilyttää tämän laskentataulukon kaikissa, käytä vanhempaa muotoa, jos tietokoneessasi on Excel 2003 tai vanhempi, ja uudempaa muotoa, jos kaikissa tietokoneissasi on vähintään Excel 2007
Video - Käyttämällä tätä palvelua joitakin tietoja voidaan jakaa YouTuben kanssa
Vinkkejä
- Käytä automaattista täydennystä kulu- ja tuloluokissa varmistaaksesi oikeinkirjoituksen.
- Jos haluat erottaa maksetut laskut maksamattomista mutta ennakoiduista kuluista, voit lihavoida tai värittää maksettujen laskujen tekstin tai käyttää solujen varjostusta.
- Voit välttää kaavan tai sarakeotsikon vahingossa muuttamisen suojaamalla nämä solut muutoksilta. Valitse solut, joita haluat muuttaa (päivämäärä, maksunsaajan luokka, kulut, tulot ja muistioarvot), ja avaa nämä solut ja käytä sitten suojausta koko laskentataulukkoon.
