Jos olet työskennellyt jonkin aikaa, tiedät todennäköisesti, kuinka tärkeitä sähköpostit ovat. Koska sävyä tai kehonkieltä ei voi välittää Internetin välityksellä, on helppo tulkita väärin jonkun viesti, kun näet sen näytöllä. Jatka lukemista oppiaksesi kirjoittamaan selkeitä, ytimekkäitä ja tehokkaita sähköpostiviestejä ammattimaisessa ympäristössä.
Askeleet
Tapa 1/10: Kirjoita sähköpostiviestejä, kun voit keskittyä
Vaihe 1. Jos olet hajamielinen, sähköpostisi ei ehkä ole yhtä hyvin koottu
Kun sinulla on kirjoitettava sähköposti, yritä istua keskeytyksettä, kun et ajattele miljoonaa muuta asiaa. Kirjoituksesi on selkeämpi ja voit keskittyä kielioppiisi, sävyyn ja viestiin.
- Tämä on erityisen tärkeää, jos sähköpostisi jaetaan useille ihmisille.
- Kirjoita sähköpostit hiljaiseen huoneeseen ja laita puhelin ja muut häiriötekijät pois.
Tapa 2/10: Aseta sävy ensimmäisillä sanoillasi
Vaihe 1. Aloituslauseellasi voi olla suuri vaikutus
Jos haluat sävysi olevan kevyt ja rento, avaa jokin seuraavista: "Hei Jessica! Toivottavasti sinulla oli hyvä viikonloppu.” Jos haluat pitää sen hieman ammattimaisempana, sano vain jotain, "Hei David".
Yritä välttää mitään liian tukkevaa, kuten "Rakas Robert". Vaikuttaa vähän persoonattomalta
Tapa 3/10: Pidä sähköpostisi lyhyinä
Vaihe 1. Pitkät viestit hämmentävät vastaanottajaasi
Yritä olla lyhyt ja ytimekäs, jos mahdollista. Pidä lauseesi lyhyinä äläkä lisää liikaa yksityiskohtia-jos huomaat kirjoittavasi enemmän kuin 1 tai 2 kappaletta, sinun pitäisi luultavasti antaa ihmisille tiedot videokeskustelun kautta tai henkilökohtaisesti.
- Yritä päästä asiaan nopeasti ja vältä kirjoittamasta paljon miellyttäviä asioita.
- Ihmisillä on taipumus lukea sähköpostiviestejä lyhyinä jaksoina. Jos lisäät liikaa tietoja, osa niistä saattaa kadota.
- Pidä sähköpostisi lyhyinä, mutta yritä välttää tylsiä lauseita tai yhden sanan vastauksia. Ne voivat tuntua hieman töykeiltä, etenkin tietokoneen näytön yli.
Tapa 4/10: Kerro mitä tarvitset selkeästi
Vaihe 1. Jos pyydät jotain, varmista, että se on ymmärrettävää
Älä lyö tarvitsemaasi tilaa selkeästi ja suoraan, jotta ei tule väärinkäsityksiä. Jos aikajana on olemassa, muista sisällyttää se myös. Muista kuitenkin pitää sävysi vaaleana. Esimerkiksi:
- "Tarvitsen kuukausittaisen edistymisraportin postilaatikkooni maanantai -iltaan mennessä."
- "Jos saisit tämän palautelomakkeen minulle viikon loppuun mennessä, se olisi hienoa."
Tapa 5/10: Järjestä ajatuksesi kappaleilla
Vaihe 1. Se auttaa ihmisiä lukemaan tiedot helposti
Kun siirryt uuteen aiheeseen, erota se uudella kappaleella, jotta sähköpostisi on skimmattavissa. Se auttaa lukijaasi skannaamaan viestin nopeasti löytääkseen heille tärkeimmät osat.
Käytä sanoja kuten "myös", "seuraava" ja "viimeinen" aloittaaksesi kappaleet
Tapa 6/10: Lisää erityinen otsikkorivi
Vaihe 1. Kerro ihmisille, mistä sähköpostissa on kyse
Varmista, että aiheesi on erityinen; esimerkiksi "Raportin" kirjoittamisen sijaan kokeile esimerkiksi "Kuukauden suunnitteluraportti: kesäkuu 2021." Kollegasi avaavat sen todennäköisemmin ja lukevat sen, jos he tietävät, että se on heille tärkeää ja merkityksellistä.
Tämä auttaa myös pitämään sähköpostisi poissa roskapostikansiosta
Tapa 7/10: oikoluku kirjoitusvirheille
Vaihe 1. Virheet voivat todella poistaa viestisi
Vaikka useimmat oikeinkirjoituksen tarkistajat huomaavat väärin kirjoitetut sanat, he eivät pysty tunnistamaan väärää sanavalintaa tai jonkun väärin kirjoitettua nimeä. Sinun tulisi myös lukea läpi puuttuvat välimerkit tai kielioppivirheet, koska ne voivat saada lukijan luulemaan, että et välitä. Käytä 2-3 minuuttia sähköpostisi lukemiseen ennen sen lähettämistä varmistaaksesi, ettei siinä ole ilmeisiä virheitä.
Ammattimaisessa ympäristössä on erittäin tärkeää kirjoittaa jonkun nimi oikein. Tarkista hetki, ennen kuin lähetät sen, että sinulla on se heti, ennen kuin lähetät sen, jotta vältät epämukavuuden tulevaisuudessa
Tapa 8/10: Lue sähköpostisi uudelleen saadaksesi äänimerkin
Vaihe 1. Mieti, miten vastaanottajasi lukevat viestisi
Jotain "Puhutaan myöhemmin" saattaa tuntua sinusta viattomalta, mutta sitä lukeva kollegasi saattaa ajatella olevansa pulassa tai että olet vihainen. Muuta se esimerkiksi "Onko sinulla aikaa keskustella myöhemmin raportin tulevista muutoksista?" olla hieman selkeämpi.
- Älä koskaan käytä sähköposteissasi kaikkia isoja kirjaimia! Lauseen kirjoittaminen Caps Lock -lukkoon nähdään yleensä huutamisena jollekin tietokoneen näytön kautta.
- Sen sijaan, että "Lähetä muutokset huomiseen aamuun mennessä". kokeile esimerkiksi:”Koska määräaika on huomenna iltapäivällä, tarvitsen muutoksesi huomenaamuna. Kerro minulle, toimiiko tämä aikajana sinulle.”
Tapa 9/10: Pysähdy ennen vastaamista tulehdukselliseen sähköpostiin
Vaihe 1. Jos saat sähköpostiviestin, joka saa sinut vihaiseksi, hengitä hetki
Leikkaavan vastauksen laatimisen sijaan laske 10 (tai 1 000), kunnes tunnet olosi rauhalliseksi. Lue sitten sähköpostiviesti uudelleen nähdäksesi, onko se todella loukkaavaa vai ei. Todennäköisesti olet ymmärtänyt viestin hieman väärin, eikä se ole oikeastaan niin paha.
Jos silti tuntuu tarpeelliselta antaa vihainen vastaus, odota 24 tuntia ennen sen lähettämistä. Tarkista sitten vastauksesi uudelleen päivän kuluttua, haluatko edelleen lähettää sen vai et
Tapa 10/10: Anna ihmisille hyötyä epäilystä
Vaihe 1. Positiivisen sävyn välittäminen sähköpostissa on vaikeaa
Jos luet jotain, jonka kollegasi lähetti sinulle ja loukkaantuit välittömästi, ota askel taaksepäin ja lue uudelleen, mitä hän kirjoitti. Yritä kysyä itseltäsi, voiko sävyä tulkita muulla tavalla-onko tämä sähköposti todella töykeä vai ovatko ne vain tylsiä?
Joku voi esimerkiksi kirjoittaa: "Tarvitsen raportin illalla." Ensi silmäyksellä tämä tuntuu hieman kylmältä ja tunteettomalta. Se ei kuitenkaan ole välttämättä töykeä, se on vain tosiasiallinen ja lyhyt
Vinkkejä
Sähköpostit pidetään usein ei-kiireellisinä. Jos tarvitset vastausta heti, yritä puhua kollegallesi henkilökohtaisesti tai videokeskustelun kautta
Varoitukset
- Vaikka emojit ja hymiöt osoittavat sävyn, älä käytä niitä ammattimaiseen sähköpostiviestiin.
- Älä lähetä loukkaavia tai innostavia sähköpostiviestejä etenkään henkilölle, jota et tunne kovin hyvin.
