Saatat ajatella, että vain koulun opettajien on huolehdittava osallistumisesta, mutta se on itse asiassa myös tärkeä liiketoimintakäytäntö. Sekä pienille että suurille yrityksille tarkat läsnäolotiedot voivat paljastaa paljon tehokkuudesta, kannattavuudesta ja työntekijöiden tyytyväisyydestä. Nykyaikaisen tekniikan ansiosta on olemassa lukuisia tapoja tallentaa työntekijöiden läsnäolo ja käyttää tietoja tehokkaasti.
Askeleet
Tapa 1/3: Läsnäolotietojen kerääminen
Vaihe 1. Käytä yksinkertaista laskentataulukkoa vain, jos sinulla on pieni yritys
Jos sinulla on viisi tai vähemmän työntekijää ja mahdollisesti jopa 10 tai vähemmän, hyvin yksinkertaisen läsnäolon tallennusmenetelmän käyttö voi auttaa sinua. Voit seurata läsnäoloa ja tunteja esimerkiksi Microsoft Office- tai Google -dokumentit -laskentataulukossa tai jopa luottaa paperitaulukkoihin. Valitse edistyneempiä seurantavaihtoehtoja, jos sinulla on yli 5-10 työntekijää.
- Yrityksesi koosta riippumatta käytä aina selkeää järjestelmää osallistujien ja tuntien kirjaamiseen. Älä luota muistiin tai työntekijän sanaan, kun yrität seurata asioita!
- Jos haluat paperipohjaisen laskentataulukon, etsi verkossa tarpeidesi mukainen tulostettava malli.
Vaihe 2. Suorita laskentataulukko luomalla Office- tai Docs -malli
Sekä Microsoft Office että Google Docs tarjoavat lisämalleja, jotka on suunniteltu työntekijöiden läsnäolon ja tuntien tallentamiseen. Yleiseen laskentataulukkoon verrattuna tämä vaihtoehto voi helpottaa työntekijöidesi työaikojen syöttämistä ja tietojen seuraamista ja analysointia.
Vaikka tämä vaihtoehto on tehokkaampi kuin tavallinen paperi- tai sähköinen laskentataulukko, tämä vaihtoehto on silti parasta jättää pienyrityksille-niille, joilla on jopa 20 työntekijää
Vaihe 3. Tee sopimus kirjanpidostasi, jos se on aikaa ja kustannustehokasta
Monille pienille ja suurille yrityksille paras tapa kirjata läsnäolo on maksaa jollekin toiselle! Useimmissa tapauksissa työntekijäsi kirjoittavat osallistumis- ja aukioloaikansa verkkoportaaliin tai -sovellukseen, ja urakoitsija isännöi tiedot ja toimittaa sinulle säännölliset raportit niiden perusteella.
Jotkut yritykset veloittavat kiinteähintaisen työntekijän tason perusteella-esimerkiksi 20 dollaria kuukaudessa enintään 10 työntekijältä-kun taas toiset veloittavat per työntekijä. Vertaa kustannuksia, ominaisuuksia ja palveluja, kun valitset kolmannen osapuolen yrityksen seurataksesi työntekijöidesi läsnäoloa ja aukioloaikoja
Vaihe 4. Hallitse kirjanpitoa sisäisesti vain, jos sinulla on IT-kapasiteetti
Keskikokoisena tai suurena yrityksenä et ehkä viihdy kirjanpidossasi, ehkä taloudellisista tai turvallisuussyistä. 100, 1 000 tai jopa 10 000 työntekijän läsnäolon ja tuntien seuranta vaatii vankan IT -osaston, joka voi kehittää ja ylläpitää tarvittavaa tiedonkeruun, tallentamisen ja analysoinnin infrastruktuuria. Myös IT- ja henkilöstöosastojen on kyettävä toimimaan hyvin yhdessä!
Arvioi huolellisesti itse kirjanpidosta aiheutuvat kustannukset ja hyödyt verrattuna sopimukseen kolmannen osapuolen kanssa
Tapa 2/3: Läsnäolon seuranta Tech
Vaihe 1. Pyydä työntekijöitä "pyyhkäisemään sisään" ja "ulos" henkilökortillaan
Tämä on pohjimmiltaan nykyaikainen versio siitä, että työntekijät "kello" ja "ulos" paperilla rei'itetty kortti. Tässä on se etu, että tiedot lähetetään suoraan sisäiseen tai kolmannen osapuolen tietueinfrastruktuuriin tallennusta ja analysointia varten.
Pyyhkäisevät korttiasemat toimivat parhaiten työntekijöiden kanssa, jotka pysyvät yhdessä paikassa ja työskentelevät säännöllisesti tavallisen työpäivän aikana-esimerkiksi toimistotyöntekijät, opettajat tai tehtaan työntekijät
Vaihe 2. Käytä biometrisiä tietoja tai videota rajoittaaksesi kaveripurskausta ID -skannerissa
Vaikka myöhäisen tai poissaolevan työtoverin, nimeltään "kaverilävistys", kello oli helpompi käyttää lävistyskortteja, on silti mahdollista pyyhkäistä työtoverin henkilöllisyystodistus ja saavuttaa sama tarkoitus. Jos olet huolissasi siitä, että tämä on ongelma työvoimassasi, harkitse investointeja toimenpiteisiin, kuten videokameroihin tai biometrisiin skanneriin, parantaaksesi pyyhkäisykorttiasemiesi turvallisuutta ja tarkkuutta.
- Biometrisiä skannereja, jotka vaativat tyypillisesti sormenjälkiluvan, voidaan käyttää yhdessä henkilökorttiskannerien kanssa.
- Valvontakameroiden asentaminen pyyhkäisykorttiasemillesi voi auttaa sinua tunnistamaan epäiltyjä "kaveripurskaimia".
Vaihe 3. Seuraa poissa olevien työntekijöiden aukioloaikoja puhelinpohjaisen sovelluksen avulla
Pyyhkäisykortit eivät toimi hyvin työntekijöille, jotka työskentelevät kotoa tai useista paikoista. Pyydä heitä sen sijaan "lyömään sisään" ja "ulos" sovelluksella, joka on asennettu heidän työhön tai henkilökohtaiseen puhelimeensa. Monissa tapauksissa heidän on vain painettava painiketta käynnistääkseen ja pysäyttääkseen käynnissä olevan kellon, joka seuraa heidän läsnäoloaan ja tuntejaan.
Jos yrityksesi ulkoistaa kirjanpidon jo kolmannelle osapuolelle, tämäntyyppinen sovellus voidaan sisällyttää pakettiin. Tässä tapauksessa työntekijöidesi itse syöttämien läsnäolotietojen tulisi integroitua saumattomasti yleiseen kirjanpitoosi
Vaihe 4. Harkitse GPS -sijainnin ja ajan seurantaa työntekijöille, jotka matkustavat laajasti
Tämäntyyppinen seurantajärjestelmä toimii hyvin, jos sinulla on työntekijöitä, jotka matkustavat tiettyjen paikkojen välillä työpäiviensä aikana. Heidän työpuhelimiensa GPS seuraa, kun he olivat tietyillä työvyöhykkeillä, ja sitä voidaan käyttää heidän kokonaistyötuntiensa määrittämiseen.
GPS -seuranta on valinnainen ominaisuus joissakin "aikakorttisovelluksissa". Tämä ominaisuus on ehdottomasti paras säilyttää käytettäväksi työkoneiden kanssa, koska työntekijöiden seuranta heidän henkilökohtaisilla puhelimillaan voi tuntua hieman liian "isoveljeltä"
Tapa 3/3: Läsnäolotietojen käsittely
Vaihe 1. Napsauta numeroita nähdäksesi, kuinka osallistumisongelmat vaikuttavat yritykseesi
Tarkkojen työntekijöiden läsnäolotietueiden avulla voit laskea, kuinka positiiviset ja negatiiviset läsnäolomallit vaikuttavat tulokseen. Voit puolestaan käyttää näitä tietoja työpaikan ja henkilöstöstrategioiden säätämiseen tehokkuuden parantamiseksi.
Jotkut nopeat laskelmat voivat esimerkiksi antaa sinulle "esiintyvyysasteen"-poissaolojen määrän 100 työntekijää kohti tietyn ajanjakson aikana. Samankaltaisia datapisteitä, kuten "passiivisuusaste" ja "vakavuusaste", voidaan käyttää myös läsnäolon ja poissaolon taloudellisten vaikutusten selvittämiseen
Vaihe 2. Tunnista työntekijät, jotka noudattavat asianmukaista läsnäoloa
Pienellä positiivisella vahvistuksella voi päästä pitkälle! Käytä kerättyjä tietoja henkilöllisyyden työntekijöille, joilla on tähtitieteelliset läsnäolotiedot. Anna heille julkista tunnustusta, kiitosta ja mahdollisesti palkintoja-jopa muutama lahjakortti tai pieni bonus voivat rohkaista muita seuraamaan esimerkkiä.
Muista, että "hyvä läsnäolo" ei välttämättä tarkoita, että työntekijä ei koskaan kaipaa työtä. Se tarkoittaa myös sitä, että pitää tunnollisesti vapaata, esimerkiksi ilmoittamalla asiasta asianmukaisesti ennen vapaapäivää tai jäämällä kotiin sairauden toipumisen jälkeen
Vaihe 3. Tapaa työntekijä, jolla on läsnäoloon liittyviä ongelmia, ennen kuin ryhdyt toimenpiteisiin
Aina kun tietosi tunnistavat työntekijän, jolla on osallistumisongelma, älä hyppää suoraan kurinpitoon tai irtisanomiseen. Sen sijaan tapaa heidät (ja HR -edustaja tai vastaava asianomainen osapuoli) keskustelemaan asiasta. Laadi kirjallinen toimintasuunnitelma, joka antaa työntekijälle selkeät ohjeet ja vertailuarvot osallistumisvaatimusten täyttämiseksi.
Saatat olla tekemisissä esimerkiksi omistautuneen työntekijän kanssa, joka kamppailee joidenkin kiireellisten ongelmien kanssa kotona. Tässä tapauksessa saatat pystyä tekemään joitakin aikataulua tai työmäärän säätöjä sen sijaan, että arvokasta työntekijää leikataan hitaasti irti
Vaihe 4. Siirry byrokratiaan huolellisesti kurittaessasi tai irtisanottaessasi työntekijää
Noudata aina selkeää ja johdonmukaista menettelytapaa, kun kohdistat kurinalaisuutta työntekijälle, jolla on läsnäoloon liittyviä ongelmia, ja erityisesti ennen irtisanomista. Ihannetapauksessa sinun pitäisi neuvoa lakimies, joka keskittyy työlainsäädäntöön. Muutoin leikattu ja kuivattu polttaminen voi johtaa kalliin oikeudenkäyntiin.
